Глава 1. Почта
Бессистемные советы 40 мин.

Аналитики из Goldhaber Research Associates еще в 2001 году подсчитали, что руководители тратят больше двух часов в день на электронную почту, причем свыше 30 процентов писем не касаются работы, а до половины времени занимает борьба со спамом.

С тех пор становилось только хуже. Опрос, проведенный британским Институтом лидерства и управления (Institute of Leadership and Management, сокращенно – ILM) показал, что в среднем менеджеры в 2011 году получают на 40 писем больше, чем в 2001. Каждый двадцатый сообщил, что этот показатель за последний десяток лет вырос как минимум на 100 писем.

Например, исследователи из LexisNexis в 2010 году выяснили, что австралийцы тратят больше времени на получение и организацию информации, чем на использовании этой информации. Другой опрос, проведенный IBM, обнаружил, что менеджеры воспринимают лишнюю нерабочую почту как стресс.

Сейчас пользователи веб-почты и почтовых клиентов постепенно переходят на обмен сообщениями в социальных сетях и через мобильные приложения. Темп обмена информацией очень высок: 29 процентов респондентов в опросе ILM хотели бы, чтобы мобильный телефон никогда не изобретали; 27 процентов пожелали того же корпоративному смартфону BlackBerry, который является мощнейшим средством обмена текстовыми сообщениями. Информационный поток захлестывает не только обладателей мобильников, но и пользователей других почтовиков.

Британское издание The Journal приводит следующие данные: средний пользователь Сети тратит на разбор электронной почты 49 минут в день. Он проверяет ящик до 40 раз в час. И речь уже не о топ-менеджерах, а про обычных людей.

Давайте попробуем понять, как разобрать почту, не заглядывая в почтовый ящик по 40 раз в час.

Общайтесь письменно

Мы тратим уйму времени на доведение до ума плохо сделанных дел, на совещания и собрания, на переключение с задачи на задачу, сидение в Facebook и Twitter. Все это привычно и нормально; по крайней мере, понятно, как это исправить. Но есть один поглотитель времени, с которым справиться почти невозможно: недопонимание или, как это чаще называют в офисной среде, мискоммуникация.

Обсудили проект. Разошлись по отделам. Через неделю снова собрались. Оказалось, что важнейшая часть проекта не готова, причем каждый участник уверен, что этот компонент должен был сделать чужой отдел. Или еще лучше — пришел на заседание заместитель, а начальнику пересказал все не полностью. Получилась бомба замедленного действия.

Договорились опубликовать материал в определенное время. На другой стороне изменили сроки в одностороннем порядке, но забыли сообщить. В результате важную информацию засветили раньше, чем необходимо.

Написали важный текст. Каждый отдел видит его по-своему. В результате получается монстр, которого никто не хочет утверждать.

Договорились на уровне менеджеров среднего звена о выпуске совместного пресс-релиза. Согласовали все. За полчаса до выпуска вмешивается руководство и начинается срыв сроков, переутверждение, а в конце концов — новый раунд переговоров на прежнем уровне. До нового вмешательства.

Прозаседали. Начали делать. Почти закончили. Вдруг один сотрудник выступает против. Его спрашивают — что же ты раньше молчал? Оказывается, увидел в корпоративном календаре встречу, хотел прийти и обсудить там свой вопрос. Встречу отменили, вопрос остался. В итоге на мнение сотрудника никто не обращает внимания.

Менеджер координирует спецпроект. Бегает между разными отделами, обсуждает с ними разные варианты. Отделы друг с другом не общаются, каждый представляет себе проект по-своему. На запуске — крах.

Новостная редакция. Срочное сообщение. Редактор хватает и начинает писать. Одновременно с ним то же самое пишет тихий ведущий рубрики. Выпускающий хватается за голову — забыл развести сотрудников и устранить конфликт интересов.

Примеры недопонимания можно приводить бесконечно. Главное — если бы все участники процесса не забывали, о чем договариваются и имели доступ к потокам информации по нужному вопросу, огромного числа ошибок можно было бы избежать.

К сожалению, простого и не занудного решения здесь нет. Самое простое — вести протокол заседаний и фиксировать все решения и результаты общения. Каждый раз, когда возникает недопонимание, можно будет поднять переписку и быстро все исправить или договориться обсудить спорные моменты. Загвоздка в том, что даже одно не записанное вовремя и не разосланное вовремя обсуждение способно уничтожить половину проекта.

Общение письменно помогает еще в одном случае: бывает, что начальник постоянно требует отчетов по тому или иному проекту, либо придирается к работнику, к тому же забывая собственные распоряжения. В этом случае подчиненному всегда есть, что предъявить, а главное — появляется возможность четко объяснять, чем он занимался, чем занимается, и чем намерен заняться в ближайшее время.

Общайтесь не только письменно

Формализация отношений – благое дело только в том случае, если вы в какой-то момент можете от нее отказаться. Излишний бюрократизм обрубает человеческие связи и в конечном итоге снижает эффективность.

Это особенно хорошо видно при работе удаленно. Формальная переписка воспринимается очень эмоционально, так как адресат почти всегда пытается додумать эмоции собеседника, скрывающиеся за спокойным текстом. Интонации отсутствуют. Смайлики не помогают. В результате растет недопонимание, раздражение и начинаются конфликты.

Важно регулярно встречаться со своими коллегами. Или же, если это невозможно, хотя бы созваниваться и голосом обсуждать возникшие задачи, вопросы и недопонимания. Устное общение спасло миллионы рабочих отношений, не говоря уже о личных.

Отправляйте почту, а не получайте ее

При работе с почтой (и особенно с веб-почтой) есть один ужасный психологический момент. Решили вы отправить малозначащее письмо. Заходите, а там во входящих двадцать новых сообщений и десять новых заданий. Вы не выдерживаете, тут же забываете о письме, ради которого зашли, и начинаете разгребать почту.

Другой вариант: вы решили снимать почту исключительно утром и вечером. Днем нужно отправить письмо. Остается выбирать – либо подождать до вечера, либо краем глаза заглянуть в глубины ада и снова зависнуть в почтовом интерфейсе на неопределенный срок.

Задача решается очень просто, но, как и большинство подобных задач, требует некоего волевого усилия. Добавьте в свой браузер расширение, позволяющее делиться ссылкой на текущую страницу по почте. Например, в Chrome есть расширение Send from Gmail, которое позволяет создать и отправить письмо из Gmail, не заходя собственно в веб-почту.

Это экономит огромное количество энергии. Вы можете, например, раздать поручения команде в ту же секунду, когда вам пришла в голову та или иная идея; можете сдать проект клиенту, не проверяя статус остальных; можете поделиться ссылкой с друзьями, не тратя времени на «привет как дела» в программе обмена мгновенными сообщениями. Благодаря асинхронности канала друзья увидят вашу ссылку тогда, когда им будет удобно.

Однажды мы с коллегой летели в командировку. Он, достаточно занятой менеджер, постоянно отслеживал десятки писем и проектов. Как только мы взлетели, он вытащил ноутбук и в тишине и покое начал отвечать на письма. Насколько я знаю, ему такой режим работы нравился – никто не отвлекает, не надо проверять почту или теребить поисковик. По разные стороны экрана только ты и твое письмо.

Сядьте в такой самолет. Если у вас настольный почтовый клиент, постарайтесь отключить в нем автоматическую загрузку новых писем. Забудьте про кнопку «Отправить и получить все», обходитесь в основном «Отправить». Конечно, не в ущерб общему делу – ведь если мячик на вашей стороне, то и ответственность тоже.

Приучитесь делиться информацией по почте

Каждое средство интернет-коммуникации служит своим, определенным целям. Мессенджеры требуют быстрого ответа. Звуковая и видеосвязь фактически заменяют телефонный разговор или разговор лицом к лицу. Форум — публичная замена электронной почте. А вот саму электронную почту зачастую недооценивают.

Дело в том, что именно почта — чуть ли не единственное средство связи, позволяющее передать важные документы и по умолчанию считать, что у корреспондента всегда будет к ним доступ. Если общение в чате аналогично быстрому обмену мнениями в коридоре, а сеанс связи в Скайпе — предварительным переговорам, e-mail накладывает определенные обязательства.

Из этого следует несколько правил:

  1. если вы хотите, чтобы адресат всегда имел доступ к информации, которую вы обнаружили в Сети, киньте ему и текст, и ссылку по e-mail;
  2. если вы считаете, что некую информацию позднее надо будет обсудить в почте, киньте ее в почтовый ящик, а не в мессенджер;
  3. Если вам надо связаться сразу с командой, не надо каждого ловить в мессенджере — поставьте их в копию и тем самым инициируйте общий разговор;
  4. Почта — отличное средство для приватной переписки.

Характерный пример: вы обнаружили статью с прайсом поставщика. Изучив прайс, вы решаете переслать его в отдел продаж. С одной стороны, вы можете кинуть просто ссылку по скайпу или другому мессенджеру. С другой — переслать прайс, ссылку и краткие рекомендации в письме. В этом случае вы гарантируете — адресат письмо получил, знаком с вашими пожеланиями и не может сказать, что не успел зайти на сайт и скачать прайс.

Другой пример. Вам нужно мнение коллеги о некоем интернет-ресурсе. Если вы кинете ссылку в мессенджер, то и отклик получите в формате мессенджера — 1-2 предложения. Кроме того, как-то не принято в мессендере просить подробно излагать свое мнение. Если вы хотите внятной и обоснованной реакции, пошлите коллеге письмо. Тем самым вы даете ему понять — у тебя есть время подумать.

Почта — это универсальный транспорт данных. У ваших коллег могут быть установлены ICQ или Skype, мессенджер Facebook и Вконтакте, они могут быть зарегистрированы в том или ином сервисе. А что если не установлены? Не зарегистрированы? Почта же есть почти у всех. Если к кому-то надо обратиться частным образом, напишите ему письмо. Шанс того, что вам ответят осмысленно, выше. Но самое главное — вам не надо будет помнить, с кем и как лучше всего связаться.

Познакомьтесь с магическим словом follow-up

В деловой жизни часто складываются две неприятные ситуации.

Первая — вы с кем-то познакомились, обменявшись карточками на бегу, а затем забыли об этом человеке. Первоначальный контакт, который мог привести к плотному общению, утерян. Вас больше ничто не связывает с потенциальным клиентом или партнером.

Другая — вы пообещали написать письмо или ответить на предложение, но забыли это сделать. Переписка тормозится на несколько дней. Противоположный вариант — вы дали задание, но от исполнителя ни звука. Либо он забыл, либо он потерял письмо, либо уже все сделано, а вам не сказали.

Есть только один эффективный способ избежать таких ситуаций. Сотруднику, получившему задание, надо постоянно напоминать о сроках. Надо, познакомившись, вспомнить о новом контакте и написать ему подробно. Надо, отложив необязательный ответ на завтра, как-то вспомнить о нем, и все-таки написать несколько предложений — пусть это даже будет отказ от услуг.

В английском языке для упорных напоминаний и досылки дополнительной информации существует слово follow-up (в офисном русском аналогичный термин является полной транслитерацией — «фоллоуап»).

Эффективность follow-up подтверждается цифрами. Например, резульатами опроса, проведенного отраслевой американской ассоциацией продавцов (иногда в источниках ее называют Association of Sales Executives, иногда — National Association of Sales Professionals). Исследователи выяснили, что 81 процент продаж совершается после пятого контакта с потенциальным клиентом. С первого раза продать удается лишь в двух процентах случаев.

Традиционный способ отмечать письма, требующие дополнительных реакций — флажки в Outlook. Эта почтовая программа предоставляет сразу несколько видов флажков с разными сообщениями. К сожалению, у этого способа немало недостатков. По крайней мере, меня флажки в Outlook всегда выводили из себя просто потому, что я не мог заставить себя их методично расставлять и убирать. Оставлять же для фоллоуапов письмо непрочтенным, о пользе чего рассказывается в совете про волшебное клавиатурное сокращение Ctrl-Q, оказалось тоже неудобно.

Можно завести напоминалку прямо в списке дел, но у такого решения есть свои недостатки. Основной — работа с почтой это совсем другая модальность, нежели работа со списком дел. Другими словами, вы будете гораздо охотнее и быстрее напоминать о себе, если реализуете напоминания прямо в почтовой системе.

К счастью, такие инструменты есть. Один из них — бесплатный веб-сервис followupthen.com (короткое имя – fut.io). Его принцип прост — вы пересылаете письмо, о котором надо напомнить, на адрес followupthen, а тот, в свою очередь, присылает вам это письмо в назначенный срок. При этом время указывается прямо в названии почтового ящика.

Проще говоря, если вы перешлете нужное письмо на адрес tomorrow@followupthen.com, оно вернется к вам завтра. Если отправите на 4hours@followupthen.com, сервис пришлет напоминалку через 4 часа. А если на jan30@followupthen.com — то тридцатого января.

Еще одна замечательная функция — возможность сказать «повторить попозже». В каждом письме-напоминалке есть несколько ссылок, позволяющих отложить напоминалку на несколько минут или часов.

Отдельно надо сказать про командную работу. Если вы ответите сотруднику, а в копию поставите адрес followupthen, то напоминалка в назначенное время придет как вам, так и ему. Если же вы спрячете адрес followupthen в поле BCC, то напоминалку получите только вы одни.

Я использую followupthen в самых разных случаях. Во-первых, если не хочу отвечать на почту сразу же. Такое бывает, когда день целиком посвящен другим вещам.

Во-вторых, если хочу напомнить себе написать кому-либо письмо. Однажды я нанимал на работу человека, но не успел ему ответить, а потом забыл. В результате, когда мы начали переговоры, он назвал мое поведение «неделовым» (хотя и сам тоже не решился напомнить о себе).

В-третьих, при отправке важных писем. После того, как мой важный клиент не отвечал девять дней, я обнаружил, что письмо попало в спам, и он его просто не прочел. Грянули праздники, решение нужного вопроса сместилось еще на пару недель. Если бы я попросил сервис напомнить про это письмо через пару дней, ничего не случилось бы.

Прелесть followupthen заключается и в том, что он умеет отслеживать повторяющиеся события. Например, если каждую пятницу вы сдаете отчет, то письмо на everyfri@followupthen.com обеспечит вам напоминалку об отчете. А если сдаете ежемесячные отчеты двадцатого числа каждого месяца, достаточно черкнуть пару строк на every20th@followupthen.com

Конечно, свет на followupthen клином не сошелся. Есть и аналоги — например, followup.cc, базовая функциональность которого также бесплатна. Однако в followup.cc слишком много функций доступно лишь в платной версии. Решайте сами, сколько вы готовы заплатить за удобства в электронной почте.

Научитесь играть в теннис по переписке

Продукт, который вы изготавливаете вместе с коллегами по работе, состоит из множества частей. Как и на заводе Генри Форда, сотрудники компании стоят у метафорического конвейера и добавляют свои компоненты. В конце конвейера стоит потребитель или заказчик, который жадно хватает получившееся.

Наш конвейер непрост. Очередной рабочий может в любой момент его остановить, потратить нужное количество времени на доработку продукта, а затем запустить снова. Таким образом, у конвейера есть один ужасный недостаток — продукт на нем продвигается к заказчику со скоростью самого медленного сборщика.

Этот принцип работает и в постиндустриальном обществе. Информационный продукт зависит не столько от работы руками, сколько от решений, принятых в ходе совещаний или переписки. И тут оказывается, что между решениями проходит некоторое время, характерное для выбранного средства связи. Другими словами, при формальной переписке по электронной почте может пройти день или два, прежде чем отдел согласится передать продукт дальше. Хуже того, работник следующего отдела может взглянуть, покачать головой и отправить продукт обратно на доработку.

Это нормальный процесс, но он отнимает кучу времени. К тому же создается нездоровая ситуация — вроде бы все работали, а вроде бы и динамили друг друга. Попало к вам под вечер письмо, а утром на совещании вас уже чуть ли не в открытую называют саботажником. Почему? Потому что в этой безумной игре в салочки вас осалили последним, и именно от вашего решения зависело дальнейшее продвижение продукта по конвейеру.

В эту игру выиграть невозможно. Можно только играть на опережение. Известен рецепт — если к вам придираются, будьте безупречны. Точно так же следует поступать при игре в теннис по переписке: реагировать быстро и не откладывать «конвейерные» задачи в долгий ящик. Мячик должно всегда отбивать на чужую сторону поля.

Удивительно, но это простое решение может повысить скорость выпуска продуктов. К тому же над вами не висит невыполненное задание и освобождается время для других занятий.

Есть еще одно правило тенниса по переписке, о котором часто не вспоминают, хотя оно позволяет разгромить соперника. Это напоминания. Если на ваше письмо не ответили, напишите снова через два-три дня. Клюйте коллег, пока они вам не ответят. Потому что иначе они попытаются отбояриться, сказав, что вы не прислали дополнительных материалов, или не напоминали о себе, или не подчеркнули важность задачи.

Единственное, о чем всегда надо помнить — хотя вы и в разных отделах, команда все равно общая. Не надо переваливать свои задачи на других или отбивать мячик с помощью формальных отписок. Он все равно рано или поздно вернется.

Выучите клавиатурные сокращения вашей веб-почты

К концу восьмидесятых годов прошлого века Apple потратила 50 миллионов долларов на исследование интерфейсов. Исследования эффективности использования мыши и клавиатуры как устройства ввода выявили два интересных факта.

  1. Испытуемые постоянно утверждали, что клавиатура позволяет работать быстрее, чем мышь;
  2. Секундомер постоянно доказывает обратное.

Исследователи также выяснили, что некоторые клавиатурные сокращения, например, знакомые нам Command-X, Command-C и Command-V (для Windows это Ctrl-X, Ctrl-C и Ctrl-V), используемые для копирования и вставки, позволяют задействовать обе руки сразу – и лежащую на клавиатуре, и тянущуюся к мышке.

Несмотря на эти неутешительные для многих профессиональных пользователей, прикипевших к клавиатурным сокращениям, мне кажется, что не всегда слово «быстрее» является верной заменой слову «эффективнее». Работа с клавиатурой концентрирует до некоторой степени внимание, которое люди уделяют тому или иному приложению. Они четче формулируют свои микроцели и задачи. Поэтому хотя на круг клавиатура проигрывает в быстроте, в некоторых классах приложений ее использование более оправданно.

Так, автор IT-издания ITWorld Кевин Пёди (Kevin Purdy), проведя в порядке эксперимента неделю без мыши и трекпада, признался, что понимает сторонников клавиатуры. По его словам, ему удалось ощутить связь между мозгом и руками. Надо ли ощущать эту связь, каждый, конечно, решает для себя сам, но лишней при решении определенного класса задач она точно не будет.

Одной из таких задач является работа с электронной почтой, да и вообще со списками. Мало кто знает, что даже в веб-почте можно не отрывать руки от клавиатуры и тем самым уделить больше внимания тому, что ты делаешь.

Например, в Gmail (и почте Google Apps) действуют следующие клавиатурные сокращения:

  • клавиша c создает новое сообщение, а Shift-C создает сообщение в новом окне;
  • / перемещает курсор в поле поиска;
  • n и p перемещают вас между сообщениями, а k и j – между цепочками сообщений;
  • e позволяет архивировать ненужные письма, а m – игнорировать последующую переписку (от английского mute);
  • пометить звездочкой цепочку писем можно клавишей s (от star);
  • ! отправляет письмо прямиков в папку «Спам»;
  • Shift-I и Shift-U отмечают письма как прочтенные и непрочтенные соответственно. Из всех сокращений эти, пожалуй, самые полезные, так как превращают разбор почты в настоящее удовольствие;
  • Если во время набора нажать Tab, а затем Enter, письмо отправится адресату;
  • Если же нажать g, а затем a, то очутишься в папке «Все письма», а g и s перенесут в папку писем, помеченных звездочками.

Майкрософтовский веб-сервис Outlook.com поддерживает как собственные клавиатурные сочетания, так и сочетания Gmail и Yahoo! Mail. Соответствующий переключатель находится в опциях, в разделе «Keyboard shortcuts».

В Outlook.com перемещаться между сообщениями можно привычными стрелками вверх и вниз. Новое письмо создается привычным N или Ctrl-N, пометить как прочитанное его можно с помощью Q, а как непрочитанное – с помощью U.

«Звездочка» (в терминах Outlook.com это флажок) ставится кнопкой Insert, которой, кстати, нет на многих маковских клавиатурах. Вообще же говоря, все клавиатурные сочетания Outlook.com можно узнать, нажав ? на экране со списком сообщений в любой момент.

Не пишите длинные письма в почтовике

Удивительный этот совет диктует сама жизнь. Если вам приходится писать длинное и важное письмо, никогда не пишите его в не предназначенной к тому программе: почтовый клиент отлично работает для 2-3 абзацев, но не целых страниц текста.

Вот одна из причин, побудивших меня дать этот совет. Gmail не позволяет отключать комбинацию клавиш для отправки почты (см. совет «Выучите клавиатурные сокращения вашей веб-почты»). Это потенциально опасно: не раз и не два важнейшие письма у меня отправлялись недописанными, потому что я случайно нажимал сначала Tab, а затем Enter.

В Outlook.com дела не лучше: там за отправку отвечает Ctrl-Enter. Это сочетание и без того используется в популярных мессенджерах. Не удивительно, если вы, задумавшись, нажмете Ctrl-Enter не в том окне.

Точно также порочна практика вставки картинок и всяких оформительских элементов в обычное электронное письмо. Если вам дорого или важно оформление, стоит приложить документ. Письмо же ваш адресат может увидеть совсем иначе, чем вы задумывали.

Я знаю многих людей, которые используют тот же Gmail (сгодится почти любой современный веб-почтовик) для хранения заметок. Они пользуются тем, что он автоматически сохраняет черновики и потом просто просматривают и правят эти записи. Это очень удобно для ведения заметок во время встреч. Можно сразу записать, кто что должен сделать, и разослать напоминалки после встречи. Одно но: если вы твердо решили вести заметки в почтовом клиенте, не вписывайте адресатов до отправки сообщения. Это сэкономит вам кучу нервов.

Но что же делать? Человечество придумало небольшое семейство утилит, позволяющих редактировать текст в любимом редакторе. Для Windows это Listary, а для Mac – QuickCursor.

Идея очень проста: вы помещаете курсор в текстовое поле; вызываете с клавиатуры программу; та запускает ваш любимый редактор с пустым документом; вы пишете то, что хотели, и закрываете редактор; написанное появляется там, где вы хотели. Преимущества такого подхода очевидны: можно не вылезать из привычного редактора и точно не нажмешь неправильные кнопки. Недостатки тоже налицо: еще одна утилита, еще одно клавиатурное сочетание, еще одно удобство, которое не воспроизвести на чужом компьютере.

Не отрывайте руки от клавиатуры при работе в Word

Как говорилось в совете «Выучите клавиатурные сокращения вашей веб-почты», далеко не всегда стоит предпочитать мышь клавиатуре и наоборот. Есть определенные классы задач, где лучше работать с клавиатурой и есть те (особенно это касается общего взаимодействия с интерфейсом операционной системы), что требуют использовать мышь или другой указатель. Тот, кто хотя бы раз пробовал приспособить к планшету клавиатуру и набирать текст, знает то неловкое чувство, когда легче ткнуть пальцем в экран, чтобы переместить курсор, а не пользоваться клавишами.

Несмотря на то, что компьютер можно использовать десятками различных способов, чаще всего пользователи пишут тексты (чуть реже — играют в World of Warcraft и Modern Warfare, но это напрямую к теме книги не относится). И тексты, особенно средней и большой длины – это целиком про клавиатуру.

Наш мозг быстрее пальцев. При медленном наборе текста мысль забегает очень далеко; пальцы не успевают, интерес снижается, сама идея текста теряется. Действительно, сложно не сорваться, когда еще не написал до конца один абзац, а уже думаешь о втором.

Кроме того, мы постоянно отрываем руки от клавиатуры, тем самым еще больше отвлекаясь и снижая скорость печати. Недаром пользователи традиционных текстовых редакторов, таких как Emacs и vi, потешаются над пользователями Word, где более красивый интерфейс подразумевает активное участие мышки в наборе текстов.

Учебники типа «Word для чайников» уделяют особое внимание клавиатурным сокращениям самого популярного текстового процессора, но этим советам мало кто следует. Возможности Word настолько велики, что любой пользователь задействует лишь очень небольшую их часть. Только профессиональные редакторы, корректоры и переводчики постигают, как говорилось в фильме «ДМБ», глубины этих глубин. Притормозим здесь. Оставим обучение клавиатурным сокращениям тем, кому оно действительно необходимо.

Но есть в Word функция, которая сильно облегчает набор и не дает отвлечься. Как вы знаете, текст можно сделать полужирным, нажав Ctrl-B (или Cmd-B в версии для Mac), а курсивное начертание включается с помощью Ctrl-I (Cmd-I на Mac).

Зато для кое кого сюрпризом станет функция «Автоформат», упрощающая жизнь при форматировании текста. Она позволяет оформлять текст, не только не отрывая рук от клавиатуры, но зачастую и без специальных сочетаний клавиш. Прежде чем опробовать эту возможность Word, выберите «Файл»-«Параметры»-«Правописание»-«Параметры автозамены», перейдите на вкладки «Автоформат» и «Автоформат при вводе». Убедитесь, что там стоят все основные галочки. Закройте окно и начинайте писать любой текст, используя несколько трюков.

Вы можете выделить слово полужирным, если наберете *его так* (в данном случае его так станет полужирным). Курсив включается _знаками подчеркивания_ по бокам от словосочетания или фразы. Примечание: если быть точным, сами по себе звездочки не делают текст полужирным. Они лишь применяют стиль Strong, который вы можете переопределить так, как захотите.

Вы можете начать ненумерованный список, поставив звездочку или дефис в начале строчки, а затем набрав текст первого пункта списка и нажав Enter. Если вам нужен красивый список, попробуйте начать строчку с > (знака «больше»), либо с одной из двух стрелочек: -> или =>.

Нумерованный список создается точно так же, как и ненумерованный, только начать строку надо с цифры, следом поставить точку или дефис, а затем — пробел.

Бывают еще списки со вступлением (lead-in lists). Они особенно хороши, если вы, скажем, описываете несколько функций в техническом задании или ставите задачи с подробным описанием. Выглядят они примерно так:

Завершить следующие задачи:

  • Статья в научный журнал. Не менее 20 страниц со сносками и библиографией.
  • Закупка в супермаркете. Закупить продуктов на неделю для всей семьи и потратить не более 10 тысяч рублей.
  • Бросить курить. Отныне ежедневно выкуривать на одну сигарету меньше, за два месяца сократить три пачки до нуля.

В Word такие штуки можно делать, начав список со звездочки или любого другого «списочного» знака, поставив пробел, а затем написав полужирный, курсивный или подчеркнутый текст. Затем следует обычный текст первой строчки списка. Как только вы нажмете Enter, произойдет сразу несколько вещей:

  • Word создаст второй элемент списка;
  • Все, что вы начнете писать, он отформатирует так же, как вы отформатировали до этого.
  • Как только вы поставите точку, вопросительный знак или тире, форматирование сменится на обычное.

Если бы еще можно было обойтись без списка, получился бы великолепный инструмент для пьес и сценариев. Впрочем, драматурги и сами знают, как им писать свои произведения — у них свои секреты и программы (например, Final Draft).

И, наконец, расскажем про жемчужину автоматического форматирования. Многие знают, что три дефиса (—), знака «равно» (===) или звездочки (***) подряд создают горизонтальные линии разного вида.

Но немногим известно, что в Word можно почти так же создавать таблицы. Например, строка

|—————|—————-|—————-|

после нажаетия Enter создаст трехколоночную таблицу. Точно такой же эффект даст более простое написание:

+===========+==========+======+

Не надо готовиться к отправке писем

Бывает так: вам нужно написать какое-нибудь письмо, но не хочется. Причин может быть множество — все и не перечислишь. Например, человек или проект, который он упоминает, вам просто неприятны.

Или у вас могут быть другие планы: например, вы себе говорите, что после шести вечера на письма не отвечаете. Правильно ли это? В общем случае — да. Но если ответ нужен срочно?

Другой вариант — вам пришли три письма по мелким вопросам как раз в тот момент, когда у вас в голове бродят исключительно глобальные мысли. Вы говорите себе, что ответите на это письмо, но чуть позже.

И, наконец, самый популярный вариант. Вы разговариваете с коллегой и кто-то из вас предлагает уточнить что-то у еще одного человека. Или просто организовать с ним встречу. Или послать запрос клиенту. Да много ли чего еще бывает. Стандартная реакция в этом случае — кивнуть, записать в ежедневник или отложить на завтра со словами «конечно, я с ним свяжусь».

Вы нашли интересную статью или факт в Сети. Либо вам в голову пришла мысль, которой надо поделиться с коллегой. Либо вы вспомнили, что не отдали несколько распоряжений. Стандартная реакция — вы откладываете это действие на потом, когда руки дойдут до этого проекта.

Это, между тем, одна из самых плохих привычек. Объясню.

Во-первых, отказ от немедленного действия смещает фокус вашего внимания с данной конкретной задачи на все остальные. Внимание к данной мелкой задаче почти исчезает, ведь вас ожидает огромное число других проектов.

Во-вторых, вы теряете время. Написать два сформировавшихся в вашей голове абзаца гораздо проще и быстрее, чем пытаться выкроить для них время.

В-третьих, все время, пока письмо не написано и не отправлено, потеряно, хотя могло быть дано вашему собеседнику на решение проблемы или подготовку ответа.

Особенно часто наступают в эту лужу как раз любители новых методов организации труда. Вместо того, чтобы делать дело, они ведут записи того, что нужно сделать и не забыть.

В принципе, то о чем я говорю, на первый взгляд ничем не отличается от правила «двух минут» Дэвида Аллена, автора системы GTD — по этой системе дело, которое требует не более двух минут на выполнение, должно быть сделано немедленно. Дорожите временем, если прочли письмо, сразу на него и отвечайте – сэкономите кучу времени.

Правда, почтовая болезнь — совершенно отдельный случай двухминутного правила. Часто нам как будто надо подготовиться, чтобы написать письмо. Мы вкладываем в этот процесс гораздо больше смысла, чем, скажем, в обмен мгновенными сообщениями в мессенджерах или социальных сетях.

Не надо фиксироваться на форме письма, следует лишь помнить, что оно должно содержать четко выраженную мысль. Надо (и вы удивитесь, сколько людей не понимает этого) просто взять и написать. Это совсем не отнимает времени. Правда.

Не устанавливайте напоминалки о происходящем в социальных сетях

Психологи утверждают, что после переключения между задачами нам требуется около 15 минут для того, чтобы достичь максимальной эффективности.

Во время работы вы постоянно выбираете один из устоявшихся сценариев. Условно назовем их Набор Текста, Ретуширование Картинок, Работа с Почтой, Общение в Социальных Сетях, Чтение Новостей и так далее.Представьте себе, что к вам изредка — нерегулярно — подходит коллега, хлопает по плечу и предлагает переключиться на другой сценарий. Если это малознакомый дяденька, вы отмахнетесь от него и продолжите свои занятия; если красивая тетенька — задумаетесь; если же это знакомый, то оторветесь «на секундочку».

Социальные сети, в которых граждане России проводят по несколько часов в день, играют роль именно такого знакомого, которому неловко отказать. Устанавливая программы и расширения для браузеров, впускающие знакомых в вашу жизнь во время работы, вы серьезно сокращаете время, оставшееся на выполнение стоящих перед вами задач. Кроме того, есть еще один довод против частого заглядывания в «ВКонтакте», «Одноклассники» или Facebook.

Те же психологи говорят, что привычка вырабатывается через три недели после начала новой регулярной деятельности. Это означает, что регулярная проверка сообщений в социальных сетях в лучшем случае станет частью рабочего процесса через 21 день. Каждый раз, когда вы устанавливаете новую программу, вам необходимо включить ее в работу — на это уйдет три недели. Готовы ли вы почти месяц терпеть неожиданные сообщения о происходящем в Facebook и Twitter?

В некоторых книгах и сборниках советов предлагается выделить особое время на социальные сети и проверку почты. На деле такие зароки ничего полезного не приносят. Вы все равно будете пытаться зайти на отвлекающие сайты — иногда сам организм таким образом говорит, что неплохо бы отдохнуть или сменить ненадолго вид деятельности.

Я рекомендую открыть окна программы, в которой вы работаете, пошире (об этом в отдельном совете) и попытаться заходить в социальные сети после завершения очередной задачи. Когда же она слишком велика, и сил терпеть нет, попробуйте подождать до тех пор, пока, по вашему мнению, в социальной сети не накопится достаточное количество уведомлений. Это позволит вам обрабатывать поступающие сообщения скопом, а не отвлекаться на каждое.

Станьте информационным жадиной

Мы живем в эпоху сверхактивных социальных взаимодействий. Ежесекундно на YouTube в надежде получить отзыв закачиваются тысячи роликов; в Facebook ставятся миллионы лайков; в твиттер уходят сотни коротких сообщений. Вы, вероятно, тоже принимаете в этом участие, являясь проводником по интересным ресурсам для своих друзей.

Конечно, когда вы замечаете, что у вас совсем не остается времени на развлечения, вы перестаете рассматривать котиков на icanhascheezburger.com и занимаетесь делом. Находите рабочую информацию — скажем, советы по ведению бизнеса, и делитесь ею с друзьями. В конце концов, вы занимаетесь полезным делом. Иногда вы даже специально тратите полчаса на то, чтобы найти на сегодня что-нибудь интересное для знакомых и френдов.

А теперь подумайте две минуты над тем, зачем вы это делаете. Приносит ли это вам что-нибудь, кроме удовлетворения? Работает ли эта привычка на результат? Хотите ли вы тратить время на то, чтобы делиться всей информацией, которая определяет ваше собственное развитие?

Все, что вы показываете публике — результат вашей работы на общество. Обычно, когда вы работаете на кого-то или сами на себя, от контактов с обществом вы получаете что-то полезное — деньги, контакты, знания и умения.

Вы можете сказать, что хотите быть полезными, или что вам не жалко поработать на общество таким образом. У меня есть для этого простое возражение: следует ли пропускать через себя непереваренную информацию с короткими комментариями, если на базе изученного можно сделать некий продукт? Изучение определенной темы — даже котиков — почти всегда можно превратить в статью, исследование, просто в милый подарок жене на день рождения (скажем, в фотоподборку котиков в настоящем бумажном фотоальбоме).

Уважение к вам со стороны общества тем выше, чем более качественный продукт вы выдаете наружу. Но нельзя заслужить это уважение, авторитет, признание, если постоянно показывать не что-то оригинальное, а сырье, которое, возможно, станет основой для продукта.

Здесь может быть много сравнений. Например, уместно было бы процитировать Ахматову: «Когда б вы знали, из какого сора растут стихи, не ведая стыда» или заметить, что совсем не обязательно показывать всем фарш перед приготовлением вкусных котлет. Можно привести в пример Стива Джобса, при котором Apple старалась не распространяться о своих изысканиях, планах и работе до последнего — тем больше было впечатление от продуктов, которые выпускала корпорация.

Удивительно, но концепция информационного жадины, человека, который впитывает все в себя и очень избирательно делится найденным с другими, моментально приносит свои плоды.

Вы вдруг обнаруживаете новый слой работы с информацией — слой организации; понимаете, что у вас появилось время подумать о прочитанном и увиденном; копите впечатления, отбрасывая ненужное; планируете переработку данных, освобождая время и мозг для по-настоящему важных дел. Разрозненные куски головоломки вдруг сцепляются между собой, давая вам возможность мыслить цельно и сравнивать разные источники.

Конечно, не стоит воспринимать этот совет как рекомендацию замолчать навсегда. Если из активных взаимодействий и распространения информации можно выжать конкретную пользу, этим надо обязательно заняться. Например, если вы хотите, чтобы вас воспринимали в определенном качестве, тщательно отбирайте распространяемые записи или ссылки по интересующей вас теме. Сделайте это вашей регулярной задачей. Будьте открыты для комментариев.

Ознакомьтесь с тематическими сообществами и станьте там постоянным гостем. Но при этом работайте в рамках поставленной задачи. Не обсуждайте власть в курилке форума, не ходите на встречи форумчан, если знаете, что она закончится бесполезной попойкой.

Обратите внимание на то, что у большинства авторитетных блогеров, ведущих дневники самостоятельно, каждая запись отвечает какой-то конкретной цели и обычно работает на аудиторию; незачем делиться своими эмоциями и бытовыми рассказами в рабочем или лабораторном дневнике.

Прыгайте в воду

Чем крупнее дело, тем неохотнее мы за него беремся. Размеры дела поражают нас настолько, что мы переносим начало работ на завтра, на начало следующей недели, а то и месяца.

Решение о том, чтобы начать писать диссертацию, я принял еще в мае. В сентябре многое стало понятно, но ни одной строчки написано не было. В октябре я твердо пообещал себе начать с 1 ноября. Но, конечно, объем дел в ноябре не уменьшился, а только возрос; в декабре же подводились итоги года и вообще было много новых и старых проектов. В результате, первые изыскания я начал ближе к середине января.

Одновременно я работал над этой книгой, вторым изданием другой и брошюрой. Надо ли говорить, что от решения о написании брошюры до первой буквы прошла не одна неделя?

Это состояние чем-то напоминает страх пловца перед прыжком в воду, особенно такого «пловца», который до сих пор к воде и близко не подходил.

Запомните, вы всегда найдете повод, чтобы не делать важное дело. Более того, у вас всегда будет причина заниматься чем-то еще, лишь бы не прикасаться к огромной глыбе, которая поглотит вас на несколько дней, недель, месяцев.

Интересный способ самообмана — ссылка на огромное количество дел и даже занятие этими делами. Вместо того, чтобы делать что-то действительно важное, вы находите кучу рутинных дел или фонтанируете идеями, которыми надо во что бы то ни стало заняться прямо сейчас.

Если бы такой логикой руководствовался Геракл, он бы не совершал подвиги, а шел бы в магазин за кефиром, оформлял бы подписку на журнал «Бодибилдинг» и учился бы заочно на физкультурном. Поверьте, всегда есть чем забить свой день, все дела не переделаешь; но некоторыми можно пожертвовать, чтобы сделать нечто выдающееся.

Если продолжить аналогию с пловцом, то обнаружится и кое-что радостное. Пусть он не стоит на вышке, а соревнуется с другими. Так вот, кидаясь в воду, он не обязан плавать всю свою жизнь. Напротив, данный заплыв когда-нибудь закончится. Крупные дела тем и хороши, что заканчиваются и ходят поодиночке. Мелкие же возникают пачками, их много — как тараканов. И они так же неистребимы.

Прыгайте в воду. Не стойте на берегу.

Проверяйте почту реже

Искусство работы с информацией — искусство поглощения ее малыми порциями. Могучий поток данных – как нужных, так и не очень – мы получаем отовсюду: из почтовика, от приложений для социальных сетей, от друзей, которые могут до нас достучаться через Skype или любую другую программу для обмена сообщениями.

Разные сервисы доставляют информацию с разной регулярностью. Я, например, не люблю сидеть в Skype или других сервисах обмена мгновенными сообщениями потому, что не могу предугадать, когда меня отвлекут. Есть хороший способ защиты – выставить статус «не беспокоить» и тем самым отсечь процентов 80 глупых сообщений, но он не совершенен. Тех оставшихся 20 процентов более чем достаточно для разрушения рабочего процесса.

Почта особенно коварна. Если вы начали ее проверять, то входите в цикл: возвращаетесь к почтовому ящику раз в пять-десять минут, а то и реагируете на каждое сообщение почтовика о доставленной почте.

Часто даже не пришедшее письмо, а сам факт его прихода полностью завладевают вашим вниманием. Проследите за собой: вот смартфон говорит, что пришли новые письма; вы замолкаете на полуслове и начинаете их изучать; не в силах остановиться, даже отвечаете на некоторые, хотя сам факт посылки письма свидетельствует о том, что чуть запоздавший ответ – вполне ожидаемая со стороны корреспондента реакция. Некоторые судорожно проверяют почту даже за рулем.

Первое, что я сделал, когда решил разобраться с отвлекающими меня мобильными уведомлениями – отключил оповещения Facebook и Twitter, а вскоре удалил и сами эти программы.

Мой телефон позволяет создавать для одной учетной записи несколько, различающихся по типу синхронизируемого содержимого. Короче, я создал две:

  1. синхронизирующую моментально календарь с контактами (чтобы события и встречи появлялись сразу же, когда я их внес);
  2. закачивающую почту – каждые 2 часа. За эти 2 часа я успею приехать на место или добраться до компьютера, а если требуется большая срочность – мне позвонят.

Редкая проверка писем сослужила мне хорошую службу – у меня получилось взять под контроль привычку проверять почтовый ящик каждый раз, когда у меня освобождается свободная минутка.

Иногда авторитеты в области тайм-менеджмента рекомендуют устанавливать окна времени, посвященные работе с почтой. Например, проверять почту и отвечать на письма только дважды в день: с 10 до 11 и с 16 до 17. Мне это кажется непродуктивным и негибким, особенно если вы не сидите по 8 часов в день на месте, а постоянно перемещаетесь, либо переключаетесь между разными делами. Другое дело, что проверку почты вы можете назначить на промежуток между двумя крупными делами. Завершили одно, отдохнули, проверили почту и социальные сети и перешли к другому. Эта система лучше, потому что она гибче и гарантирует получение нужных писем ровно тогда, когда у вас на это есть время.

Заведите в своем почтовом клиенте папку @idontcare

В почтовом клиенте не всегда получается настроить фильтры. Представьте себе ситуацию, когда вы совместно с коллегами ведете одновременно пять проектов. При этом они могут написать вам как об одном, так и о другом в любое время.

Фильтрация по корреспондентам тут не поможет — вам нужно отслеживать прогресс по проектам, а не по имени написавшего. Фильтрация по темам тоже неэффективна. Тема письма, посвященного тому или иному проекту, может меняться по десять раз на дню. Следить за тем, чтобы письмо автоматически попадало в нужную папку — не всегда хорошая идея, потому что может потребовать ручного труда по исправлению и перенастройке фильтров.

В результате зачастую во «Входящих» скапливается огромное количество писем на все темы. Для того, чтобы найти нужное, вы постоянно тратите некоторое время, а главное — концентрацию. При этом понятно, что обычно с вами работают не десять человек, а сотня, а то и две. И у них свои проекты, которые они могут обсуждать друг с другом, ставя вас в копию. Некоторые обсуждения вас совсем не касаются, но и удалять их не стоит — вдруг понадобятся.
Для этих случаев в Gmail, например, есть папка «Архив». Проблема в том, что увидеть сам архив вы не сможете — только поискать находящиеся там письма.

Чтобы упростить себе жизнь, создайте в почтовике папку @idontcare — с «собакой» в начале. Последняя поднимет папку очень высоко. Все письма, которые вас напрямую не коснулись, либо не влияют на ваши проекты, стоит перенести туда. Сюда относятся обсуждения того, что подарить на день рождения, перепалка между отделами, вещи, которые вы уже поручили другим, и дискуссии, исход которых вас не волнует.

Утром, когда вы придете, растащите по папкам из «Входящих» (см. совет «Создайте папки для проектов») важные письма, а на не важные либо быстро ответьте, либо сразу поместите их в @idontcare. В результате в конце дня у вас во «Входящих» будет хорошо если десяток писем. Все остальные окажутся при деле.

Разберите почтовый ящик с помощью сотни фильтров

Если проанализировать траты времени, то выясняется, что потери начинаются уже на этапе проверки почты. Вы заходите в почтовый ящик, а там лежат десятки писем. Вы скользите по ним взглядом, и видите три уведомления из Facebook, одно из Twitter, пять рассылок от авторов программ, которые вы когда-то скачали или сервисов, в которых зарегистрировались. Из дюжины писем хорошо если одно написано живым человеком, который ждет ответа. Мне ежедневно приходит до сотни писем — в основном, обезличенные сообщения от пресс-служб или администраций различных сайтов.

Если вы начнете учет времени, то обнаружите, что:

  1. каждый раз при проверке почты на разгребание завалов теряется до получаса;
  2. с одного просмотра вычленить одно важное сообщение из пятидесяти бесполезных трудно, надо проглядывать все;
  3. часто вы заходите не проверить почту вообще, а взглянуть, нет ли личных писем от друзей и знакомых.

Это очень важно, потому что многие относятся к почтовому ящику очень формально, как к средству доставки всех писем. На деле — это сборник того, что:

  1. актуально;
  2. относится к вам лично;
  3. волнует или должно волновать вас.

Можно с легкостью представить себе почтовый ящик, в который падает тысяча дурацких писем ежедневно. Нельзя представить себе человека, который это одобряет и заходит к себе в почту для того, чтобы читать горы мусора.

Может быть, он ждет ответа на свое резюме; может, сообщений от коллег; возможно, просто писем от семьи — жены и детей.

Человек, который говорит себе «а зайду-ка я в почту» имеет в виду другое: «а зайду-ка я посмотреть, что нового и интересного», «гляну, не пришло ли письмо от любимой», «интересно, прислал ли одноклассник фотки из Египта», «надо бы взглянуть на уведомления из Facebook, ЖЖ, и всего прочего».

Даже если он на работе и не отдыхает душою, заходя в почтовый ящик (потому что он корпоративный), он регулярно тонет под слоем спама, бессмысленных извещений и обсуждений и тому подобного шлака.

Когда я перестал работать штатным журналистом, то обнаружил, что в мой ящик в большом количестве валятся пресс-релизы. Все они были нужны еще месяц назад, и я их проглядывал. Теперь они бесполезны, но уговорить десятки пресс-служб прекратить ковровые бомбардировки было нереально. Тогда я решил организовать свой ящик в Gmail и сделал массу открытий.

Шаг 1. Я взглянул на 120 писем во «Входящих» и создал правило, согласно которому письма, содержащие слово «пресс-релиз» удалялись из «Входящих» («архивировались» в терминах Gmail) и получали метку «пресс-релиз». Затем я воспользовался системой фильтров и возможностью Gmail применить эту систему ко всем уже пришедшим письмам. Это становится особенно важным, когду у вас в папке «Входящие» лежит свыше 25 тысяч писем. Если я захочу потом поискать что-либо с меткой «Пресс-релизы», то надо быть уверенным — у всех релизов такая метка есть.

Шаг 2. Я обратил внимание на то, что далеко не на всех релизах сработал данный магический трюк. Тогда я начал открывать письма с релизами по одному и смотрел, не рассылаются ли они от имени агентств, с доменов PR-компаний. Многие рассылались — я забил имя домена в поле фильтра «От кого» и так же перенес несколько тысяч сообщений в пресс-релизы.

Шаг 3. Несколько оставшихся писем я обработал индивидуально, ведь ничто не мешает создавать фильтр на каждый адрес электронной почты. Если ко мне в будущем придет релиз с нового адреса, я просто потрачу 30 секунд на ту же процедуру, и во «Входящих» он больше никогда не появится, спустившись в «Пресс-релизы».

Шаг 4. Метку social я присвоил всем извещениям от социальных сетей, блогохостингов и тому подобных вещей. Раньше у меня были отдельные папки — LJ, Facebook, Twitter. Теперь я понимаю, что это было глупо. Когда я захожу в почту, чтобы глянуть на комменты в ЖЖ, я неминуемо взгляну и на сообщения из Twitter или Facebook. Я нахожусь в социальном расположении духа. Состояние ума в этом случае имеет мало общего с механически-библиотекарским намерением «достать последние три ответа на твиты».

Кстати, вскоре выяснилось, что осознанного социального расположения духа не бывает. Гораздо проще отписаться от таких писем совсем – все равно вы будете заходить в ваши социальные сетки и прочтете там уведомления.

Шаг 5. Одной из наиболее многочисленных категорий писем являлись новости сервисов, сайтов, программных продуктов, скидки и различные предложения. Все это объединилось под меткой subscriptions, и, как и пресс-релизы или сообщения социальных сетей, покинуло «Входящие». Действительно, просматривать коммерческие предложения надо. Глупо отписываться от них совсем. Но еще глупее — тратить на них время при каждом заходе в почту.

Шаг 6. Во «Входящих» остались только личные письма, счета из iTunes store и сообщения о регистрации в том или ином сервисе. На последние я при получении навешиваю метку regs, чтобы иметь под рукой на всякий случай.
Результат этих несложных манипуляций оказался удивительным. Как оказалось, мне почти никто не пишет. За день во «Входящие» падало лишь 2-3 письма, и все они важные. Еще писем 10-15 стало валиться, когда я перестал жестко поддерживать свою систему, но это, надо признать, не так страшно, как бывало. Понимание, что писем на деле мало, помогло реже заходить в почту, проводить в ней меньше времени и больше не смотреть тупо на список писем, не зная, которое выбрать.

Заодно выяснилось, что папки с отстоем можно целенаправленно проверять лишь раз в 2-3 дня — все равно там ничего сверхважного не накапливается.

Кто-то может сказать, что ничего нового в агрессивном применении фильтров нет. Речь не о фильтрах, а о настроении, с которым вы заходите в почту. О том, что никто не хочет читать почту и терять в ней время. Мы просто хотим получать интересные письма.

Забудьте про фильтры в почте

Несмотря на то, что выше (совет «Разберите почтовый ящик с помощью сотни фильтров») я рекомендовал потратить значительное количество времени на расчистку почтовых завалов, не исключено, что для вас сработает более простое решение: пустить все на самотек. Более того, избавиться от фильтров вообще, чтобы вся почта падала в папку «Входящие».

Это кажется безумием, но на деле может оказаться полезным. Как только через пару дней вас затопит с головой, вы обнаружите, что:

  1. отписались от кучи рассылок (первыми вы избавились от купонных сервисов, социальных сетей и рассылок, которые копились где-то в дальнем уголке вашего ящика, и которые вы никогда не читали);
  2. схема «сначала, не заходя ни в одно письмо, удали все ненужное» замечательно работает и экономит массу времени;
  3. мозг сам забывает о письме, как только вы пометили его как прочтенное. Поэтому то, что надо прочесть позже, вы теперь отмечаете флажком или звездочкой (в разных почтовых клиентах и сервисах по-разному), а потом – вечером или на следующий день – внимательно читаете, отвечая по мере надобности и снимая звездочки.
  4. Иметь под рукой только «Входящие» приятно еще и потому, что часто ваш смартфон показывает письма, пришедшие только туда. От вас зависит, насколько полезным будут его оповещения о только что пришедшем письме. И уж конечно, вам даже с точки зрения простой экономии времени никогда не захочется бродить с вашего смартфона по разным папкам почтового ящика. Не для того придумана вся эта история с уведомлениями.

Эта технология не имеет ничего общего с популярной идеологией Inbox Zero, которая, будучи внучатой племянницей системы Getting Things Done, предлагает очищать свой разум вместе со своим почтовым ящиком. Скорее, в основу положен KISS-принцип (Keep it simple, stupid). В конце концов, проверка почты это всего лишь проверка почты. Надо просто не отвлекаться и сделать несколько щелчков мышкой.

Отпишитесь от всех рассылок

Для интернет-проектов, социальных сетей, всяких облачных приложений рассылка почты до сих пор является одним из важнейших средств коммуникации с пользователем.

Для вас в 90 процентах случаев приходящие письма не просто мусор, а виртуальные обращения, тратящие время вашей жизни даже тогда, когда вы их не читаете.

Свое утро я очень часто начинал с удаления десятков пришедших писем, пока наконец не лопнуло терпение. Тогда я взял приходящие письма (вроде писем от купонных сервисов или от стартапов, где я когда-то зарегистрировался, или же от социальных сетей) и за полчаса отписался от большинства из них. В настройках социальных сетей я отключил рассылку писем вообще. В социальных напоминалках нет никакого смысла – в течение дня вы все равно заходите туда, так зачем ходить чаще?

Забавно, что полчаса, потраченные на отписки, сэкономили мне десятки, если не сотни часов, которые я раньше тратил на разгребание завалов.

Качество жизни, надо сказать, резко улучшилось. Теперь мне все равно пишут роботы, но они теперь сообщают о более важных вещах. Банковский робот, например, рассказывает про баланс счета, робот моего хостера – о необходимости продлить оплату площадки, а робот магазина приложений – о том, что я купил и сколько за это заплатил.

Я также отписался от большинства персонализированных новостных рассылок, так как заметил, что практически не читаю их. Такой самообман («да, я подписан, а значит, потребляю») чреват нерешительностью: всякий раз, когда видишь письмо с новостями, несколько секунд думаешь, не открыть ли его и не пощелкать ли по ссылкам, а затем усилием воли даешь себе окорот.

Александр Амзин
Преподаватель факультета журналистики МГУ, автор книг «Новостная интернет-журналистика» и «Бессистемные советы»