Глава 4. Список дел
Бессистемные советы 73 мин.

«Бессистемные советы» все-таки не настолько бессистемны, чтобы обойтись без рекомендаций по организации рабочего процесса, времени и других подобных вещей.

«Список дел» — очень длинная глава, в ней больше 20 советов, и каждый так или иначе обращается не к инструментам, которые вы используете, а к психологии, чувству времени, импульсам, которые заставляют вас отдавать предпочтение тому или иному делу.

Если бы меня кто-то попросил выразить идею всех этих советов в одном предложении, я бы сказал: «работайте понемногу, но очень внимательно и аккуратно». Но это не передает и сотой части того, что я могу сказать по поводу организации дел. Поэтому пришлось писать длинно.

В какой-то мере глава пересекается с другими. Бывает полезно разграничить, например, конкретные приемы работы и общие, с помощью которых вы выделили время на эту работу. Как и всегда, повторюсь – ни один совет в этой книге не претендует на истину в последней инстанции. Это лишь рекомендации, которые когда-то помогли мне, а теперь, как я надеюсь, помогут вам.

Научитесь разделять активное и пассивное внимание

Русский педагог Константин Ушинский много говорил о важности внимания при учебе и умственных занятиях вообще.

«Внимание есть та единственная дверь нашей души, через которую все, что есть в сознании, непременно проходит[…]», — писал он полтора века назад в «Педагогическом сборнике».

У ребенка по Ушинскому есть два вида внимания – «активное» и «пассивное». К пассивному он относил внимание к интересным вещам; пассивное внимание поддерживается занимательностью предмета. Когда нам рассказывают интересные истории, показывают фильм (которых не было в эпоху Ушинского), предлагают видеоигры – работает на всю катушку пассивное внимание. Социальные сети – это тоже оно. Вообще говоря, к стимуляторам пассивного внимания относится все, что мы способны ощущать невольно, что захватывает нас.

Ушинский был резким противником разновидности развлекательного обучения, развивающей исключительно пассивное внимание.

«Но одного пассивного внимания еще недостаточно, и даже развитое преждевременно, чрезмерно и без содействия активного внимания, о котором я скажу ниже, оно может превратиться в болезненное состояние души, которая делается какою-то бессильною, ленивою, требует беспрестанно раздражения интересными рассказами или интересным чтением, не может закрыть своих дверей, не может углубиться в себя и остаться наедине сама с собой, не может из себя ничего самостоятельно вызвать и проводит самую пассивную жизнь. Такой душевною болезнью страдают те читатели, а еще чаще читательницы, которые проводят всю жизнь в чтении романов и глотают их один за другим десятками».

Вам это ничего не напоминает?

Активное внимание, которое призывает всячески воспитывать в себе Ушинский – прямо противоположная вещь. Это внимание, которое человек должен оказывать предмету вне зависимости от того, насколько предмет для него привлекателен.

«В активном внимании не предмет уже владеет человеком, а человек – предметом. Мне скучно, например, перечитывать ученические тетрадки; но я знаю, что это мой долг и что от этого зависит успех ученья, за который я отвечаю; и вот я перечитываю внимательно в тридцатый раз одно и то же и замечаю малейшую ошибку, не пропуская ни одной. Меня в то же самое время сильно привлекает к себе начатая мною книга или интересная для меня беседа, идущая в той же комнате; но я упорно направляю свое внимание на исполнение своего долга. Чем более у меня власти над самим собой и над моим вниманием, тем успешнее я достигаю цели, т.е. чем больше во мне силы воли, тем больше и активного внимания».

Это готовая инструкция по повышению производительности, избавлению от того, что обозначают модным словом «прокрастинация» и обретению человеческого достоинства.

Берясь за новое дело, задайтесь вопросом, какое внимание вы тренируете в этот раз? Хотите ли вы услышать, увидеть, прочесть что-то интересное или написать, изучить что-то полезное? К сожалению, жизнь так устроена, что эти две категории часто не совпадают. Как только вы научитесь разделять активное и пассивное внимание, вы сумеете заметить его и в своих знакомых. Все эти перекуры, задержки, чтения социальных сетей, фотоснимки, упорядочивание медиатек, трата бесценного времени на перечитывание и так невысокого качества книг – удовлетворение демона пассивного внимания.

Не стоит считать, что я против развлечений, отдыха, игр и развлекательной литературы. Напротив. Но всему должно быть место. В критические моменты нельзя отвлекаться на вещи, которые не принесут пользы, точно так же, как нельзя пускаться в запой по понедельникам.

Разберите ваши визитки

Спонсор этого совета — Капитан Очевидность. То, что визитки берутся и раздаются не просто так, и что обмен этими бумажками — не простой ритуал, знают все. Но далеко не все до конца понимают, насколько это важно.

Мы — социальные животные. Мы достигаем успеха, общаясь, обращаясь за помощью и оказывая ее. Недаром в одном из фантастических рассказов Эрика Рассела описывается общество, заменившее деньги обещаниями добрых дел. Наколол кому-то дров — имеешь право попросить поесть. Но в нашей жизни все происходит точно так же. Встретился с кем-то на конференции — можешь написать ему и проконсультироваться по интересующей теме. Обменялся визиткой — получил сведения об услуге, которая потенциально тебе нужна.

Но между получением визитки и ее использованием есть одна процедура — занесение визитки в базу данных. И здесь коса часто находит на камень — рутинная операция кажется нам настолько не важной, могущей подождать, что куски плотного картона подолгу лежат в кармане или в визитнице, пока, наконец, не теряются или не превращаются в обтрепанное месиво, с которого как-то и неудобно перебивать информацию.

К сожалению, я не знаю способа, который помог бы сделать перебивку информации с визиток интересным занятием. Надо просто приучить себя этим заниматься, выделить полчаса в неделю или в месяц на повторное знакомство с людьми, которые хотят с вами дружить. Написав эти слова, я обшарил карманы джинсов и пальто, вытащил семь визиток, скучавших там уже недели две, и положил перед собою. Перед собой и читателем торжественно клянусь забить их в адресную книгу прежде чем перейду к следующему делу из списка.

Разобрать визитки нужно и еще по одной причине. На конференциях и встречах мы общаемся друг с другом на бегу. Допустим, вы знаете, что вам понадобится консультация по веб-дизайну. И вот вас знакомят с дизайнером, и у него есть минут пять, чтобы с вами поговорить. Пытаться занять его вашей проблемой было бы глупостью — вряд ли он за пять минут сможет дать вам нешаблонный ответ. Зато если использовать пять минут на социализацию, вы сможете, написав по горячим следам ему письмо, претендовать на бесплатные полчаса его времени, а то и больше. Поэтому так важно контактировать с людьми, у которых вы взяли визитку.

И, наконец, самое главное правило, о котором часто забывают. Взяв визитку и переписа информацию компьютер или телефон, выбросьте этот бесполезный кусок бумаги.

Делайте все по порядку

Наши дела — это получасовые куски времени, которые мы заполняем чем-то полезным. На этом утверждении даже основан популярный метод организации времени под названием The Pomodoro Technique.

Хотя обзор этой методики не вписывается в задачу данной заметки, позволю себе лирическое отступление. Идея The Pomodoro Technique такова: берем будильник, ставим его на 25 минут, работаем над некой задачей, пока не зазвенит. Ставим галочку (в терминах методики — «помидор»). Отдыхаем пять минут, продолжаем работать в том же режиме. Через каждые четыре помидора устраиваем себе отдых подольше.

Нас в этом всем интересует интересный факт — ориентация на получасовые отрезки времени. Действительно, практически никогда не советуют работать без перерыва более часа. Интенсивная учеба состоит из 40-45 минут работы и 15 минут отдыха. Наконец, даже сериалы редко растягивают свои эпизоды более чем на 50 минут или час.

Интересно, что кроме физиологической привычки к получасовым периодам работы у нас, похоже, есть привычка к пяти- или десятиминутным периодам отдыха. Это означает, что если мы решили сделать сколь угодно краткий перерыв, он закончится не ранее чем через пять-десять минут.

Вы можете понаблюдать за собою, чтобы убедиться в верности этого утверждения. Вот экстремально-типичный пример. Мы дома. Работаем пятнадцать минут, обнаруживаем, что в чашке закончился чай. Встаем, чтобы налить и вернуться. Обнаруживаем, что нам хватит ровно на чашку. Наливаем и ставим заодно и чайник. Желудок и мочевой пузырь, молчавшие во время работы, оживают и напоминают о себе. Мозг дает нам еще минимум десять минут на наши дела, тем более что все равно надо дождаться, когда закипит чайник. Мы выходим из ванной и видим, что он закипит буквально через две минуты. Возвращаться к работе бессмысленно, зато есть время, чтобы наконец-то позвонить близким и узнать, как дела. В ходе разговора снимаем чайник с плиты. Обнаруживаем, что чашка, которую мы наполнили целых пятнадцать минут назад, стояла на подоконнике и немного подостыла. Суем ее на полминуты в микроволновку. Через пять минут заканчиваем разговор. Возвращаемся. И тут же вспоминаем, что надо проверить почту. К работе, которая требовала всего пятнадцать минут нашего внимания, мы вернемся через час.

Конечно, это очень натянутый пример. В реальной жизни такое случается далеко не каждые полчаса. Но я уверен, что вы узнали многие элементы этой кухонно-ванно-чайной эпопеи. Потому что это те компоненты быта, которые нас объединяют. Можно строго написать «мы отвлекаемся на мелочи вместо того, чтобы тратить время на что-то полезное». Но это не так! Речь не о том, чтобы отказаться от отдыха. А о том, чтобы перетерпеть те пятнадцать минут без чая. Закончить очередной кусок, сделать свои дела и приступить к очередному.

Для этого не нужен будильник. Если у вас есть хотя бы наметки некоего плана на день, вы догадываетесь, что именно вы закончите через полчаса. Это не обязательно будет вся задача. Но мы даже бессознательно говорим себе — вот сейчас я досмотрю эти правки, а потом разгребу половину из писем, пришедших мне из рассылки за последний месяц. Даже когда мы играем, мы знаем, что через полчаса выполним еще два задания и, скорее всего, убьем крупного монстра.

Это в нашем мозгу — мы неосознанно планируем наши действия в пределах часа. Как бы даем себе обещания. И тут же их нарушаем, потому что это очень сложно — не отвлекаться всего лишь полчаса.

Бывает и другая напасть. У нас есть список дел, и мы дали себе зарок — не встану из-за стола, пока не доделаю что-нибудь из этого. Проходят честные полчаса, и вы решаете отвлечься. Как? Да быстро сделать другое дело из списка. Вскоре оказывается, что оно далеко не такое простое, как вам казалось. Еще через несколько минут вы увязли в этом деле и понимаете, что если дать сейчас задний ход, то потом будет еще хуже. Так что вы бросаете первое дело и продолжаете со вторым, и еще несколько часов у вас оказываются неоконченными оба.

А чаще всего бывает хуже — вы обнаруживаете, что для завершения этого паразитного второго дела нужна чья-то виза, чье-то мнение или утверждение, а иногда и дискуссия с собранием. Получается, вы потратили время своей жизни на то, что можно было решить потом — и сообща. Поэтому лучше всего делать все по порядку. Если это возможно, ставьте задачи в очередь. Между ними можете отдыхать сколько получится, но только не пробуйте делать их все одновременно, или прерываться на полдороги.

Иногда лучше сделать это неоптимальным способом

В погоне за производительностью труда мы пытаемся оптимизировать все свои дела и процессы, в которых приходится участвовать. Наши мысли занимает не только дело, которое надо сделать, но и наиболее эффективный способ работы над поставленной задачей.

Это очень хороший подход, когда перед нами стоит задача эпических масштабов. Например, для этой книги я не спеша подобрал инструментарий, определил примерную структуру, прикинул график работы, дал себе несколько обещаний и только тогда написал пару первых советов, заодно определяя их длину и формат.

Однако для более простых задач такой основательный подход не годится. Например, когда я, живя в небольшом подмосковном городе, решил купить сыну LEGO, то взял наследника за руку и мы просто обошли несколько магазинов. Я, конечно, мог бы сделать несколько звонков, найти что-нибудь в интернете или посоветоваться со знающими людьми. Возможно, мой выбор оказался бы лучше, а на единицу потраченного времени я получил бы больше информации. Но мы купили отличный самолет, потратив менее часа и зайдя всего в три или четыре магазина, и заодно совместив поиски с прогулкой.

Другой пример. Перед вами коллекция из тысячи песен. Вам надо их реорганизовать и разобрать. Конечно, можно потратить вечер и найти инструмент, который поможет это сделать оптимальным образом. Но речь идет всего о нескольких часах работы, которую, возможно, вы и не захотите автоматизировать — разбирать песни в определенном настроении гораздо интереснее руками.

Мой приятель, когда мы оба увлекались программированием, всегда применял быстрые неоптимальные решения. Я, напротив, сначала разрабатывал максимально гибкую архитектуру и затем приступал к работе. Стоит ли сказать, что у меня редко хватало терпения на доведение проекта до конца? В то же время у него прототип был готов уже через несколько дней. Это очень важное умение, которым лично я до сих пор не овладел, ведь кажется, будто потом в быстро написанном коде или последствиях наспех сделанного дела будет сложно разобраться.

Не поймите меня неправильно. Я твердо верю в то, что хорошая работа начинается с хорошего, правильно составленного плана. Но не надо планировать всякие мелочи. Надо просто покончить с тем, что не стоит вашего внимания, а не расписывать в деталях тягомотное дело. Поступайте неоптимально. Это спасет вас от бесполезной траты времени на ненужное обдумывание, от холостой работы мозга.

Конечно, не стоит этот принцип применять везде. Так, поиск абсолютно необходим в бесконечных делах (см. совет «Включите режим Будды»). Если вам приходится заниматься чем-то изо дня в день, любая оптимизация принесет огромную пользу. То же самое касается длительных проектов. Например, если вы знаете, что в ближайшие несколько лет ваши дети будут ходить в детский сад, придется четко продумать — кто их может отводить туда и забирать оттуда; когда; по каким дням недели это сможете делать вы? Все эти вопросы кажутся смешными только тому, кто еще не определил своих детей в садик.

Поставьте крестик, когда вас прерывают

Все дела можно разделить на несколько направлений. Во-первых, это огромные проекты, с которыми за час, два, и даже за день не справишься. Во-вторых, это рутина, которую надо делать всегда. В-третьих, это дело, на которое требуется не более часа. В-четвертых, это мелкое дело на 10-15 минут, максимум на полчаса — позвонить, написать письмо, покурить, сходить на обед. Наконец, в-пятых — это быстрый разговор или ответ на заданный вопрос.

Удобнее всего работать с делами из третьей категории. Не отвлекаться часок, закончить, пойти сделать несколько мелких дел и тут же засесть за новое. Мелкие дела четвертого рода даже можно отложить, если немного подумать, как это сделать. Зато дела из пятой категории мы и за дела не считаем. Даже Дэвид Аллен, создатель знаменитой системы организации труда, предлагает все дела, требующие меньше двух минут на выполнение, делать тут же.

Проблема в том, что это дела вида «попросить коллегу зайти позже», «ответить на вопрос, ответ на который может подсказать Google», «пошутить в ответ на шутку коллеги», «ответить на сообщение от друга, пришедшее по интернет-мессенджеру».

Вы и представить себе не можете, сколько подобных дел не только наваливается на вас, но и создается в единицу времени.

Положите перед собою листок бумаги и ставьте крестик каждый раз, когда сорветесь, либо вас оторвут от занятий. Потратьте на это час. Подсчитайте число крестиков. Поплачьте в уголке.

Нарисовать несколько крестиков — очень важная процедура. Она показывает, что вам надо сделать со своими коммуникациями, вплоть до указания на то, что вам лучше пересесть в тот конец комнаты, куда тяжелее добраться коллегам.

Заведите мини-досье на ваших знакомых

Сейчас немногие помнят об американце Джеймсе Фарли (James Farley). Сын ирландских иммигрантов, он управлял предвыборной кампанией Франклина Рузвельта, позднее, в 1933 году, стал главным почтмейстером Соединенных Штатов, а через 20 лет сел в кресло президента Coca Cola International.

Этот человек, между тем, подарил политическому миру прием, известный как Farley file («папка Фарли», Фарли-файл). Всякий раз, когда Рузвельт встречался с новым человеком, Фарли заводил на того дело. Туда попадали краткая биография человека, его пристрастия, важные детали (от даты рождения до числа и пола детей). Перед повторной встречей Рузвельт читал этот краткий отчет и говорил с человеком на его языке.

Проблема, которая несколько десятилетий назад считалась уделом политиков, теперь встает перед нами в полный рост. Психологи утверждают, что средний человек не может вводить в ближайшее окружение больше 150 друзей (подробнее см. совет «Откройте для себя ленивую дружбу»). В то же время мало кто может похвастаться тем, что в его адресной книжке менее двухсот контактов. Нам приходится полагаться на память, напряженно вспоминать подбегающих на встречах и мероприятиях «знакомых» — они вас помнят, а вы их нет.

К счастью, у современного занятого человека всегда под рукой профили социальных сетей контрагента. Но это только одна сторона медали. Наихудший вариант — вы помните, что полгода назад зачем-то встречались с этим человеком и что-то обсуждали, но не помните, к чему пришли и зачем вам вообще нужна была эта встреча. Он за это время ушел по своей дороге далеко вперед и пытается продолжить ваш разговор — а вы ни сном ни духом.

Вариант чуть получше: знакомый попросил вас найти ему сотрудника с определенными навыками. Вы уверены, что такой человек есть среди сотен ваших контактов. Но кто он? У кого есть все необходимые навыки? Кому стоит позвонить? Вы начинаете рыться в записной книжке или в соцсетиях, но тут же бросаете это бесполезное занятие: этот вроде бы говорил, что он копирайтер, но насколько он хорош? А этот вроде бы неплохо рисует, но как с ним связаться? А этот, кажется, брал слишком дорого…Неопределенность вас убивает, вы звоните заказчику и говорите, мол, старик, я бы рад помочь, но навскидку никого.

Вы едете на конференцию. Надо запланировать встречи или хотя бы понять, кто из выступающих, а также из посетителей вам интересен. Вы листаете имена, но ни одно из них не отзывается в вашей душе чем-то знакомым. В результате вы блуждаете по коридорам как одинокая молекула в вакууме и ждете, когда на вас натолкнется нужный человек.

Все это неэффективно и лечится одним из двух способов: либо жесточайшей тренировкой памяти, либо составлением досье на всех людей, которых вы встречаете. Речь не о том, чтобы собирать на знакомых компромат и все остальное, что обычно подразумевают под содержимым досье. Речь совсем о другом. Если вы провели встречу, запишите ее результаты. Если человек сообщил о дне рождения, запишите его — не помешает поздравить. Если оказывается, что у вашего контрагента есть маленькая консалтинговая фирма, запишите это в свою адресную книжку.

Для подобных записей удобно использовать следующие инструменты.

Во-первых, это универсальная записная книжка Microsoft OneNote, бесплатно прилагающаяся к домашней и профессиональной версиям Microsoft Office. В ней реализован удобный поиск, разделение на закладки и блокноты, есть возможность писать в любом месте страницы. Недостаток Microsoft OneNote — в немного кривоватой системе синхронизации. При первой настройке я столкнулся со сложностями — сначала в синхронизации через облачный сервис Microsoft SkyDrive, а затем и через Dropbox.

Во-вторых, очень удобно такое досье вести через программу Evernote. Она как будто создана для подобных записей. Проблема Evernote в том, что она заставляет работать немного в шизофреничном режиме: если надо найти контакт, то следует идти в адресную книгу, а если узнать что-то про контакт — в Evernote. Это, казалось бы, несущественное раздвоение функций способно при активной работе с досье свести с ума.

В-третьих, Evernote легко заменить на адресную книгу Google. В ней есть специальное поле Notes, которое можно отвести на краткую характеристику контакта. Вести постоянные записи в этой книге не очень удобно, но для того, чтобы освежить память, ее вполне хватает. Другое дело, что не всегда у вас под рукой устройство, которое может целиком показать вам контакты Google.

Наконец, любая система CRM (Customer relationship management) или система управления контактами так или иначе приспособлена для ведения Фарли-файла. Другое дело, что CRM обычно стоит недешево: одна из самых популярных, Highrise, обойдется вам более чем в 20 долларов в месяц; это достаточно низкая цена, если смотреть по рынку.

Подобных сервисов – море, но далеко не все из них подходят для ведения досье. Есть, например, довольно мощная Zoho CRM. Или Insightly, бесплатная версия которой вполне достаточна для ведения Фарли-файла. Кроме того, Insightly неплохо интегрируется с почтой, а это одна из самых важных функций для современного Джима Фарли. Значительная часть наших деловых контактов протекает в почте. Если мы не можем подружить почту и Фарли-файл, то просто без пользы потратим драгоценное время.

Лично мне нравится купленный социальной сетью LinkedIn сервис Connected. Он позволяет объединить контакты из Facebook, Gmail, Google Calendar и даже записки из Evernote. Но выбор системы все равно остается за вами – только вы знаете, как ее применить. Прекрасно про это написал Юрий Поляков в романе «Замыслил я побег…»:

Но тут вся проблема была в легендарной зеленой записной книжице Чеботарева, обыкновенной телефонной книжке, изготовленной для международных надобностей и поделенной на две равные части: первая с русским алфавитом, а вторая с латинским. Посещая любое мероприятие, будь то закрытое партсобрание Союза писателей или торжественное открытие пункта молочного питания, Чеботарев неизменно имел при себе зеленую книжицу. Осматривая подчиненную ему территорию, слушая выступления или расспрашивая народ, он вдруг приказывал помощнику, вертевшемуся поблизости:

— Уточни-ка фамилию вон того трудящегося!

Получив ответ, Федор Федорович доставал книжку и вписывал туда фамилию. Но вся штука заключалась в том, в какую часть книжки он вписывал человека. Если в русскую, то через некоторое время везунчика повышали в должности или награждали. Если же в латинскую, то несчастного ждало скорое крушение и суровое наказание. Но определить, в какую именно часть книжки вносят твою фамилию, издали было невозможно. Оставалось мучиться и ждать.

Ведение досье — нелегкое дело. Прежде чем за него взяться, продумайте систему ключевых слов.

Именно ключевые слова спасут вас, когда вам понадобится, например, дизайнер или человек, связанный с инвестициями в стартапы. Именно метки и ключевые слова помогут в том случае, когда вы попытаетесь вспомнить, с кем встречались на том или ином мероприятии. И если у вас хватит занудства, попробуйте указывать даты встреч. В этом случае вы всегда сможете вспомнить, когда, что и в какой последовательности происходило.

Я рекомендую всем, кто взялся вести Фарли-файл, поискать литературу, посвященную этому вопросу. Вот несколько советов, идей и правил:

  1. Изучите доступные вам источники. Не полагайтесь исключительно на информацию, которую узнали из общения с человеком;
  2. Отслеживайте важные для человека дела и события. Следите за календарем; если видите, что он получил повышение – поздравьте.
  3. Используйте информацию – если уместно, спрашивайте, как семья, дети, домашний питомец;
  4. Запишите ваше ощущение от встречи с человеком. Если описание поведения и не поможет вам подготовиться к встрече (хотя при редких встречах эффект очевиден), вы, ведя записи, лучше поймете этого человека.
  5. Никогда ни с кем не делитесь своими наблюдениями и записями из мини-досье. Существует очень тонкая грань между аутсорсингом вашей памяти и аморальным использованием накопленных знаний о других людях. Она пролегает именно здесь: папка Фарли предназначена исключительно для ваших глаз или глаз того, для кого вы ее ведете;
  6. Ни в коем случае не бросайтесь заполнять папки на всех близких, родных и друзей. Для них у вас уже есть папка, и она хранится в голове. Для остальной тысячи знакомых заводите досье по мере встреч и контактов. Вскоре вы обнаружите, что вести такие записки совсем несложно.

Стандартная папка Фарли содержит следующие сведения:

  1. Имя (особенно важно запомнить ударения и склонения);
  2. Как и где вы познакомились, в какой из ваших социальных кругов входит этот человек (коллега по одной из работ, сосед и т.п);
  3. Пол;
  4. День рождения;
  5. Встречи: как часто, о чем?
  6. Контактные данные, включая телефоны и электронную почту;
  7. Имена, возраст, пол, дни рождения членов семьи (если необходимо);
  8. Имена связанных с этим человеком сотрудников (например, его помощницы);
  9. Где работал/чем знаменит;
  10. Ссылки на соцсетки и другие места онлайнового присутствия.

Иногда бизнесменам рекомендуют также типировать своих знакомых, например, по шкале MBTI, но мне кажется это излишним маньячеством.

Если вы используете Evernote для ведения записей, то для папки Фарли лучше всего использовать шаблоны. Создайте запись, в которую внесены нужные графы. Затем перетащите ее на Рабочий стол. Если на значке не показался зеленый слон – логотип Evernote, щелкните правой кнопкой на пиктограмму и выберите Evernote как приложение, по умолчанию открывающее такие файлы. Теперь достаточно запустить его двойным щелчком мыши и в вашем Evernote появится новая папка Фарли. Достаточно лишь ее заполнить.

Станьте занудой-перфекционистом

Вы составили список дел и испугались объемов. Или иначе — вы вспомнили, что завтра надо сдать письменную работу, а у вас совсем нет времени на подготовку. Или третья ситуация — есть дело, которое надо сделать и дело, которым хочется заняться.

Так или иначе, результат спешки, плохой сосредоточенности, цейтнота один — небрежно выполненная работа. Вы наскоро пишете статью и отправляете. Вы наскоро проверяете домашнее задание ребенка, осознавая, что кое-что не проверили, а кое-что долго исправлять. Вы формально подходите к заданию начальника, чтобы перейти к более интересным вам лично вещам.

Сделав дело, вы с облегчением вычеркиваете его из списка, а через пару часов или дней оно возвращается к вам бумерангом. Статью просят доработать или просто отказываются публиковать. Ребенок приносит из школы двойку и не понимает, что именно он сделал неправильно. Начальник считает вас существом с миниатюрным мозгом и полным отсутствием инициативы.

Так в списке вновь появляются уже вычеркнутые пункты. В этот раз они раздражают вас еще больше чем раньше, так как напоминают о неудаче. А некоторые требуют огромных затрат времени и нервов, ведь статью иногда легче написать, чем осторожно править.

Удивительно, но всего этого можно было бы легко избежать, выполнив задачу хорошо уже в первый раз. После того, как вы вычеркнете дело из списка, ни у кого не должно остаться ни одного вопроса к вам (это немного противоречит совету «Научитесь играть в теннис по переписке», но противоречие тут кажущееся).

Занудное, педантичное, мелочное отношение к выполнению задач окупается сторицей, когда времени в обрез. У вас никогда не будет времени на то, чтобы исправить свои ошибки и косяки. Вы никогда не сумеете с радостью работать над тем, что вас не радует.

Если иногда включать режим зануды при выполнении важных дел, выяснятся несколько вещей. Во-первых, сильно улучшатся ваши отношения с малознакомыми людьми, потому что те получат ожидаемое. Во-вторых, количество времени, проводимого в госучреждениях, сократится раза в три, потому что у вас на руках всегда будут все документы. В-третьих, выполняя каждый пункт инструкции, вы увидите, что дело пойдет гораздо быстрее.

Есть, конечно, и недостатки. Быть занудой — невесело. Очень легко даже самое хорошее дело загубить перфекционизмом, счесть скучным или недостойным доработки.

Все так. Но режим зануды нужен для тех дел, на которые у вас изначально не было времени. Интересные, дорогие лично вам дела вы и так доведете до конца и сделаете это блистательно. Подходите к каждом делу по-своему. Спросите себя — стоит ли его делать строго по пунктам или надо врубить вдохновение? Что бы вы ни выбрали, результат будет великолепен.

Попробуйте вести список дел в электронной таблице

Существует множество способов вести список дел. Для решения этой задачи написаны сотни программ с десятками функций, придуманы специальные системы повышения производительности труда.

Тем не менее, простые средства зачастую оказываются наиболее надежными. Многие записывают дела на листке бумаги, карточках, в ежедневнике, блокноте. Некоторые используют для той же цели простые текстовые редакторы.

Перечисленные выше решения хороши тем, что практически не отвлекают от самих дел. Их главный недостаток — невозможность сортировки, анализа, оценки производительности. Иногда важно знать, уходит ли у тебя на одну задачу два часа или два дня; подсчитать число задач в проекте, вести хотя бы простейший хронометраж.

Эти функции легко реализуются с помощью электронной таблицы. Ниже приводится пример, который доказал свою пригодность для офисной работы с несколькими одновременными проектами.

Запустите Microsoft Excel. Создайте таблицу со следующими колонками: Дата, Задача, Статус, Результат, Проект.

Каждая новая задача заводится следующим образом:

Шаг 1. Одним нажатием вставляется дата или время. В Excel для PC вы можете вставить текущую дату, нажав CTRL+;, а время — CTRL+SHIFT+;. В версии для Mac дата вставляется нажатием CTRL+;, а время — COMMAND+;. Главное — дата не всегда должна быть сегодняшней. Если вам нужно запланировать задачу, просто введите дату, до которой ее следует выполнить.

Шаг 2. Пишется задача — предложение, отвечающее на вопрос «Что сделать?». То есть не стоит вносить задачу «Статья». Вместо этого пишем «Написать статью».

Шаг 3. Ставим статус задачи. Я рекомендую обходиться всего двумя статусами — ASAP (сделать как можно быстрее) и Done (сделано). Чем больше статусов вы придумаете, тем больше вариантов выбора, тем больше надо думать над тем, как формализовать задачу. Впрочем, единого рецепта нет.

Очевидные варианты — проверка выполнения чужой работы, передача (делегирование) задачи кому-либо и так далее. Увлекаться этим не стоит, потому что для подобных целей предназначена следующая колонка.

Шаг 4. Часто завершение задачи создает некоторые последствия, которые стоит зафиксировать. Речь идет не только про новые задачи, которые породила только что выполненная.

Представьте себе что ваш начальник спрашивает, обзвонили ли вы пять агентств, и договорились ли о встрече. Пять задач выполнены, но имеют разный исход: одно агентство отказалось сотрудничать, другое сразу запросило огромную сумму, третье позвало подписать договор уже на следующей неделе. Так как у вас много задач и без этого мини-проекта, таблица позволит в течение двух минут вспомнить результаты и адекватно по ним отчитаться. Но как найти все пять задач среди сотен остальных?

Шаг 5. Если для выполнения некоторой задачи требуется несколько действий, группе задач можно дать название и тем самым превратить ее в проект. Важно лишь не подходить к этому механически. В предыдущем случае не нужно создавать проект «Обзвон агентств». Скорее это будут «Переговоры с агентствами», потому что именно они создают развивающуюся историю, на которую опирается ваша деятельность.

Шаг 6. Включаем сортировку и фильтрацию. Дата показывает будущие и текущие дела. Статус позволяет быстро показать невыполненные, либо выполненные задачи (последнее бывает важно, когда требуется отчитаться о ходе проекта). Проекты разбивают задачи на группы и позволяют проследить собственный прогресс по каждому направлению.

Шаг 7. Иногда можно добавить еще одну колонку — время завершения задачи. Пара формул тогда позволит вести хронометраж работы. Но на деле эта функция требуется не так уж часто.

Недостатки. Конечно, как и любые другие схемы организации труда, эта не свободна от изъянов. Во-первых, она требует запуска традиционно ресурсоемких электронных таблиц (а в случае Excel — еще к тому же дорогостоящих). Во-вторых, предназначена для  корпоративного окружения, когда требуются отчеты о работе. Дома в ней смысла меньше. В-третьих, она все равно проигрывает в простоте листку бумаги.

Достоинства.  Вести такой список очень просто. Вы всегда сможете бросить или возобновить его. С небольшими изменениями его можно использовать для собственного варианта популярной схемы GTD. Наконец, этот список может без подготовки читать кто угодно — не требуется объяснять, как ею пользоваться.

Заведите три цветных блокнота

Бывает так, что списки дел как бы расслаиваются. В главном, который содержит все дела, за сотню пунктов. Календарь предупреждает о десятках дел на ближайшие дни. Вам же нужно знать, чем вы займетесь в ближайшие несколько часов и в какой последовательности.

Люди, знакомые с управлением временем, знают универсальный совет: с утра составьте список самых важных дел и сконцентрируйтесь на них. Но что делать, если кроме самых важных есть и просто важные, и те, которые давно пора сделать, но можно и отложить?

В этом случае кто-то рисует звездочки, кто-то расставляет приоритеты, сортируя списки, а я использую три блокнота. Мои любимые — продающиеся в ИКЕА длинные отрывные блокноты для записей АНСТЭНДИГ. В упаковке три блокнота: рыжий, белый и серый.

В офисе эти три блокнота у меня всегда под рукой, лежат на левом краешке стола. Ближе других лежит рыжий. В него я записываю только самые срочные дела. Их надо сделать во что бы то ни стало. Обычно это проекты, по которым прошли все сроки, либо проекты, сроки по которым сорвать никак нельзя.

В рыжий блокнот (цвет огня, цвет опасности) не попадает, например, задача по написанию очередного совета для книжки, потому что это дело можно в крайнем случае перенести. В понедельник не попадает туда и написание колонки, которую я сдаю по средам. Такие задачи я вписываю в белый блокнот. Он специально предназначен для активных задач и проектов, которые могут подождать пару дней.

Серый блокнот нужен для всей той мелочевки, на которой все равно не получится сконцентрироваться, а также для полуживых проектов. Задачи в сером блокноте обычно не выполняются, а накапливаются. Когда их становится больше, чем помещается на листке, время бить тревогу: они перемещаются в белый, а то и сразу в рыжий блокнот.

Начиная новый день, я отрываю у каждого блокнота по верхнему листку и переписываю задания, учитывая изменения. Например, во вторник задача с колонкой по средам переместится в рыжий блокнот из белого. После очередной конференции задача «разобрать визитки», висевшая в сером пару месяцев, перекочует в белый. То же произойдет через 5-7 дней с записью «купить бумагу для принтера». Еще дня через два бумага для принтера появится в рыжем блокноте.

Эта система не заменит вам длинные списки дел. Однако она поможет сфокусироваться, создать буфер перед десятками записей в ежедневнике. Кроме того, она гибка. Ею легко пользоваться, от нее легко избавиться. Буфер охватывает лишь пару дней, максимум неделю. Ничего страшного от того, что вы эти бумажки потеряете, не произойдет.

Три блокнота учат еще одной важной вещи: надо разделять работу и дом. Если вы заведете по три блокнота дома и на работе, то заметите, что записи в них редко совпадают. Так и должно быть — в разных местах мы живем по-разному, действуем по-разному, жертвуем свое время на различные вещи. Пусть так и остается.

Заведите папку для каждого проекта

У каждого человека есть несколько дел, которыми он будет заниматься еще не один день, но в конце концов надеется завершить. Мы называем их проектами. Например, в моем списке дел есть обещание в рамках проекта «128 советов» писать по одному совету в день. Я надеюсь, что, соблюдая этот режим, завершу небольшую книгу по организации труда месяцев за пять-шесть. Это мой проект, конечным итогом которого станут 128 заметок в Evernote, объединенных в большой текстовый файл.

В контексте электронной почты проектом можно считать любую переписку по одной или нескольким смежным темам с одним или несколькими людьми, имеющую конец. Допустим, вы договариваетесь с соседним отделом о параметрах нового продукта или сроках его запуска. Вы подозреваете, что когда-нибудь вы либо договоритесь, либо запуск продукта отложат на неопределенное время. Вот эта переписка и будет вашим проектом.

Другой пример — вы встретились с клиентом, но договорились позднее провести еще одну встречу, чтобы уточнить детали и подписать договор. В течение пары недель вы пытаетесь состыковаться, но график непредсказуемо меняется; однако вы понимаете, что конечным итогом станет либо встреча, либо подписание договора удаленно, либо отказ от сотрудничества. У этой истории есть конец — мы считаем ее проектом.

Если вы активно пользуетесь электронной почтой, то легко насчитаете 3-5 проектов, которые ведете прямо сейчас. В этих проектах содержатся ценные детали, обещания, мнения, которые при всей их важности не хочется постоянно держать в голове.

Создайте в вашем почтовом ящике, либо в почтовом клиенте папку под каждый проект. Начните название папки с символов !, @ или [ — это поднимет их выше в общем списке. Теперь каждый раз, когда вам поступает новое письмо, первым делом перетащите его в соответствующую папку.

Открыв почту на следующее утро, вы будете видеть перед собою список незавершенных проектов и сможете выбрать, какой из них продолжить. Если у вашего почтовика есть возможность воспользоваться советом «Используйте Ctrl-Q и Ctrl-U как можно чаще», сделайте это. Тогда перед глазами у вас будет не только список проектов, но количество незаконченных дел в каждом.

Кроме того, теперь вы можете следить за тем, как разворачивалась дискуссия со всеми занятыми в переписке людьми. Если начальник спросит у вас, как продвигаются дела по тому или иному проекту, вы сможете ответить на запрос в течение 30 секунд.

Наконец, создайте папку «Архив». Ее можно не начинать с спецсимволов. Как только ваш проект закончен, вы перетягиваете всю папку в архив, и в любой момент сможете вспомнить, как и что происходило. При этом в большинстве случаев у вас будет пустой папка «Входящие», так что вы не запутаетесь в флажках и не будете разгребать кучи не важных сообщений, чтобы ответить на важное.

У этого метода есть несколько недостатков.

Первый — он не всегда хорошо работает, если одно и то же письмо затрагивает несколько проектов.

Второй — сложно понять, где заканчивается один проект и начинается другой. Есть большое искушение сбрасывать все задачи в рамках огромной темы (например, выхода компании на новый рынок) в одну и ту же папку. Если этот проект обсуждают все вместе, возможно, так и следует сделать. Однако если вы, например, работаете над несколькими тактическими задачами (скажем, обсуждаете новые продукты для рынка с разработчиками, а продвижение — с маркетинговым отделом), лучше создать две подпапки.

Третий — если вы создадите слишком много папок, то неминуемо превратитесь в буриданова осла, который не знал, от какой охапки сена отщипнуть. Без фанатизма.

Замените лягушку кусочком милого сердцу слона

В тайм-менеджементе есть понятие «лягушки» — неприятного дела, которое постоянно приходится откладывать. Тренеры предлагают ежедневно — желательно с самого утра — съедать лягушку. Идея понятна — неприятные дела слеживаются в огромный ком, а могли бы выполняться по одному разу в день.

Есть также понятие слона — большого проекта, который не закончить в один наскок, а приходится резать на кусочки.

Наконец, Leo Babauta в книге Focus: a simplicity manifesto in the age of distraction вводит понятие восхитительных дел. Он считает, что утро надо начинать именно с восхитительного дела — того, чем хочется заниматься, но что постоянно откладываешь из-за потока рутины. Позанимаешься любимым делом — и вроде бы день прошел не зря.

Мне кажется, все эти три метода к выполнению дел надо сочетать.

Неприятные дела обязательно следует заканчивать. Но не сразу как встанешь.

Первое дело, которое вы сделали с утра, должно быть приятным. Вспомните о забытом большом проекте и посвятите ему первые полчаса вашего дня. Разрезайте проект на кусочки и съедайте по одному в день. Я, например, пишу по одному совету для этой книги. Кто-то может набирать материал для диссертации. Кто-то просто читать любимую книгу. Уделите полчаса любимому делу.

После того, как вы поработаете «для вечности», смело съедайте лягушку, начинайте проверять почту, разгребайте рутину. Теперь можно не бояться того, что начальство или клиенты навалят на вас дел больше прежнего. Вы ведь уже позанимались любимым делом и сделали шажок к его завершению.

Внимание: дело, за которое вы беретесь с самого утра, должно на самом деле быть любимым. Если вы вздумали перечитать Гомера, и считаете это скукотищей, не надо выполнять обещание самому себе с самого утра. В обеденный перерыв, после работы, отходя ко сну — но не утром, когда первое дело задает настроение на весь день.

Ну и еще одно. Не обязательно обрекать себя на ежедневную повинность занятия любимым делом. Отвлекитесь. Займитесь другими интересными, повышающими настроение вещами. Выполните мини-проект, для которого как раз не хватало пары часов. В эти полчаса-час все в ваших руках. Рутины не существует, потому что вы отключили телефон, не проверяете почту и по возможности не ходите на важные для вашей работы сайты.

Увиденное недавно — не всегда срочно

Мамам и психологам хорошо известен такой феномен. Дети считают, что когда они закрывают глаза, мир вокруг исчезает, а когда открывают — появляется вновь. Сами они при этом «спрятались». Закрыл глаза — и тебя не видно. Открыл глаза – видно.

То же самое бывает и со взрослыми, которых замучали на работе. Допустим, мы героически не открывали почту в субботу и первую половину воскресенья. Занимались своими делами. Не выдержали, зашли — и, конечно, там несколько просьб, которые не могут подождать до понедельника. Вернее, их точно надо выполнить к понедельнику.

Вы вздрагиваете и начинаете делать все как можно быстрее. Хватаетесь за каждое поручение, не выполняя ни одного. Откладываете все личные дела, полностью переключаясь на чужие просьбы. Это, я говорю без иронии, весьма похвально. В конце концов, большинство людей добры, а большинство из добряков еще и ответственны.

Но тут есть один психологический трюк. Мы сидели с закрытыми глазами, и надеялись, что спрятались от писем. Открыли глаза, а оказывается, письма тут как тут.

И дальше мы ведем себя совсем по-детски — я имею в виду всю чехарду с перепиской, перебранкой, звонками и вашей многозадачностью. Если письмо ждало вас несколько часов и никто при этом вам не позвонил, оно подождет еще несколько, не руша планы тех, кто вам его прислал.

Тонкий момент: все вышесказанное не значит, что надо еще несколько часов околачивать груши. Это всего лишь означает, что на выполнение поручений вам богом времени Хроносом выделено несколько спокойных часов. В течение этих часов можно отвести время на выполнение каждого поручения и даже прикинуть — а не успеете ли вы сначала за полчаса закончить свои важные дела?

Есть и другая стратегия: дождаться все-таки понедельника. Если речь идет о коллективном проекте, можно не сомневаться — кроме вас, в команде обязательно найдется человек, который все отложил на понедельник. В нужное время он мог быть в командировке, или просто недоступен: день рождения, поминки, сплав на байдарках — список причин бесконечен.

Очень редко я видел проекты, которые должны были бы стартовать утром понедельника и действительно стартовали бы в назначенный час. Поэтому зачастую дожидавшиеся вас много часов «внезапные» дела на самом деле не требуют той срочности.

Мне доводилось, конечно, встречаться и с обратным. Но в этом случае меня доставали везде — по почте, по скайпу, по телефону; ставились четкие сроки; вся команда лихорадочно строилась и начинала работу.

Забудьте о прошлых задачах

Для эффективной работы нужно принимать много эффективных решений. Обычно говорят о трех или четырех этапах выполнения задачи.

Этап первый — борьба с прокрастинацией, нежеланием начать работать. Этому вопросу уделяют внимание абсолютно все, в том числе нежно любимый мною Leo Babauta. Ничего супернового здесь открыть нельзя. Мой приятель и коллега Евгений Савин даже предложил в качестве национальной идеи и общественной инициативы короткий слоган «Займись делом!».

Этап второй — определить приоритеты. Вы можете найти десятки книг, где вам расскажут, как надо расставлять флажки в письмах, как раскрашивать список задач маркерами, и даже как завести три разных блокнота для трех разных дел (этот мой совет из этой же книги).
Этап третий. Как выбрать нужную задачу из приоритетных и как начать работать, если она вам не нравится. Это область того, что называют мотивацией.

Этап четвертый — как сэкономить нервные клетки в ходе самой работы. Затем следует рассказ о том, как правильно отдыхать и переходить к новой задаче.

Мне кажется, что совершенно незаслуженно упускается из виду еще один этап деятельности — отказ от обдумывания предыдущей задачи, от, если угодно рефлексий.

Сколько раз бывало — вы завершили проект, потребовавший у вас пять часов чистого времени и пятидесяти вкладок браузера. Вы переполнены жизнью, ощущаете вкус победы, чувствуете себя прекрасно. И оставшиеся три часа можете лишь говорить о великом свершении, а то и просто перечитывать все 50 вкладок, закрывая их по одной.

Наш мозг обладает гигантской инерцией. Нашу мысль очень трудно остановить. Мы завершаем задачу, а он продолжает думать. Мы уже вовсю работаем над следующей, а он продолжает анализировать предыдущую. Как мне кажется, это одна из причин, по которым физически сложно проводить в день больше трех-четырех встреч или делать больше трех-четырех крупных дел. Они требуют слишком большого напряжения, слишком сложно от них отвязаться.

К сожалению, на эту нашу особенность пока обращают куда как меньше внимания, чем на ту же прокрастинацию. Поэтому готовых рецептов здесь нет.

Лично я стараюсь по мере возможностей сокращать число больших, сложных дел. Например, крупный документ по возможности надо писать в один присест целый день, чтобы ночью перезагрузиться и быть готовым к следующим заданиям.

Некоторые вещи лучше заканчивать вечером. Например, если вы собираетесь со скандалом уволить человека, лучше испортить себе настроение под конец рабочего дня, нежели утром.

Также помогает смена физиологического режима организма. Возвращаться мыслями к той же задаче после обеда сложновато; почему бы не разделить две крупные задачи обеденным перерывом, а не просто периодом бездействия или чашкой кофе?

Из чисто технических способов может пригодиться ритуал полного закрытия окна с вкладками, программ, с которыми была связана предыдущая работа и даже ритуальная перезагрузка компьютера. Пригодится и потребление неожиданной информации — например, разговор с кем-нибудь по телефону для проверки статуса очередного проекта. Люди так любят перекладывать свои проблемы на других, что вскоре вы и думать забудете о предыдущих свершениях, дай бог успеть разобраться с этими.

Ну а если совсем просто: перед началом дела не парьтесь, а по окончании — не заморачивайтесь.

Что такое trusted system

Почти каждый человек, который интересовался организацией труда, слышал про систему Getting Things Done (кратко ее называют GTD). Идея этой системы — в следовании довольно жестким правилам организации информации о задачах. Система очень эффективна, но для ее применения нужна железная воля.

Одним из центральных понятий GTD является trusted system (что очень приблизительно переводится на русский как «доверенная система»). Чем бы вы ни пользовались для записей идей, дел, напоминаний — вы должны этому механизму доверять. Нужно, чтобы вся эта информация стекалась в одно место, где вы ее уже сможете рассортировать по папкам.

Аналог trusted system из другой области — бумажник. Мы знаем, что если где-то и есть деньги, то только в нем. Как только мы начинаем прятать деньги от жены или рассовывать сдачу по карманам, ощущение носимой с собою суммы теряется.

Все системы организации труда фактически предлагают создавать ту или иную trusted system — какие-то блогеры предлагают хранить все в почте, другие — в Evernote, третьи всерьез начинают использовать так называемый хипстерский КПК (hipster PDA).

Правда жизни заключается в том, что trusted system построить невозможно. У Дэвида Аллена, автора GTD, она состоит из картотечного ящика, множества папок и хорошо организованного офисного пространства. Эта система работает, когда вы можете позволить себе коротко писать напоминалки на листках бумаги, а потом потратить полчаса вечером на их сортировку по папкам. В нынешние мобильные времена это бесполезно.

То же самое происходит, когда вы пытаетесь все записывать на мобильник. Или ведете дела в облачном сервисе — поехали на электричке, пропала сотовая связь, и нет больше trusted system. Кроме того, жизнь иногда бросает вас в такие ситуации, которые плохо подходят для организации труда вашим любимым способом. Приведу две: командировка, в которой все всегда идет кувырком, а выполнение и разбор дел запаздывает на день-два, и использование плохо совместимых между собою платформ.

Последний пример изложу чуть подробнее. У меня три компьютера: один в офисе, один дома и один ноутбук, который я вожу на встречи. В офисе и дома я для ведения списка дел использую программу TaskPaper, которая работает с обычными текстовыми файлами и хороша буквально всем. В Windows почти нет аналогов этой программы, а те что есть — убоги. В результате я полностью доверяю своей системе в офисе и дома и очень напряжен во время поездок (хотя текстовый файл со мной, но пополнять его вручную, без привычных удобств — сущее мучение). TaskPaper есть на iPad, но так уж вышло, что в самый нужный момент 3G на iPad отказывается работать…

Мне могут возразить — что же ты не купишь другой ноутбук, не починишь iPad, не найдешь другую программу? Но это уже будет чистым безумием — тратить огромные ресурсы на схему, которая работает сейчас и, возможно, перестанет хорошо работать через год или два, когда условия жизни и интересы изменятся.

Перепробовав множество способов организации труда, я пришел к выводу, что единой и удовлетворяющей всем потребностям trusted system не существует. У вас всегда будут потребности, которые ваша система удовлетворить не сможет.

Вообще, это правило касается не только повышения производительности и ведения списка дел. Например, не существует единого способа победить пиратство, сделать всех людей счастливыми или победить на президентских выборах. Каждая сложная задача имеет, а часто и требует множества решений. Не бойтесь заводить по 2-3 блокнота, кидать что-то по почте, а что-то в Evernote. Главное, чтобы вы не терпели неизбежные неудобства, а привыкли к ним. И, конечно, исправили то, что можно исправить.

Рубите время на части

Люди не просто ленивы и нелюбопытны — они к тому же нетерпеливы. Думаю, один из важнейших показателей производительности — длительность непрерывной работы, усидчивость. Я говорю здесь не об усидчивости зубрилы, а о человеке, способном заниматься творческой деятельностью, не отвлекаясь ни на что другое.

Известно, что нашему мозгу достаточно 10 секунд, чтобы принять решение – продолжать чтение страницы сайта или закрыть вкладку. Многим людям достаточно минуты, чтобы перестать слушать собеседника. Большинство, начав работу, через 5-10 минут начинает вздыхать, выходить покурить, пить кофе и общаться с друзьями в мессенджерах.

Нельзя сказать, чтобы это была плохая привычка. Просто она антипродуктивна. Иногда из-за неспособности высидеть полчаса-час дела остаются незавершенными, статьи недописанными, а презентации отложенными до момента, когда будет поздно.

Одна из самых известных систем борьбы с такими вредными привычками называется Pomodoro. Система имеет множество нюансов, но в основе проста. Таймер ставится на 25 минут. Пока таймер не прозвенел, надо заниматься делом и не отвлекаться. Как только он звенит, можно передохнуть несколько минут и снова ставить таймер. Каждый 25-минутный отрезок времени называется «помидором» в честь простого таймера, исполненного в виде помидора. Вот такого:

image00

Сила и слабость техники Pomodoro – в ее универсальности. Мы не обязательно мыслим 25- или 30-минутными периодами. Для кого-то это много, для кого-то мало. Например, физиологическая правда определяет оптимальную продолжительность занятий в 40-45 минут. Отсюда, кстати, и продолжительность уроков в школе, и пар в институте.

Есть еще одно важное соображение. Мы редко занимаемся какими-то неповторяющимися задачами. Основа наших действий — рутина. Допустим, мы ежедневно пишем отчет, или новости, или каждый час проверяем почту, или…

Короче, наш цикл работы может быть совсем другим, хотя почти наверняка находится в пределах 40-45 минут, иначе эта задача либо выжмет из вас все соки, либо будет выполняться вдвое дольше, чем надо.

Ключевой момент Pomodoro вовсе не в том, что надо ставить таймер на 25 минут. Основа — в непрерывности вашей работы. Как только вы решаете, что отвели на работу определенное время, и ни за что не будете отвлекаться, ваша производительность немедленно повышается. Вам просто некуда больше деваться — либо надо бросать дело, либо максимально эффективно использовать «освободившееся» время.

Рубите на куски ваше время. Не отвлекайтесь. Разделите большие задачи. Их, кстати, не обязательно бить на логические части. Иногда лучше отвлечься от текста на середине предложения, чем неправильно рассчитать объем усилий, требуемых для завершения того или иного дела.

Создавайте сложное с помощью простого

В «Криптономиконе», замечательной книге Нила Стивенсона, главный герой изучает устройство органа Болжеровского христианского колледжа и делает открытие:

«Механически все это осуществлялось предельно просто, ясно и логично. Раньше Лоуренс думал, что машина по меньшей мере так же сложна, как самая сложная исполняемая на ней фуга. Теперь он понял, что просто устроенная машина способна производить бесконечно сложный результат».

В большинстве книг, посвященных тайм-менеджменту, увеличению производительности труда и тому подобным вещам, приводятся более или менее сложные системы управления временем. Они действительно дают результат, но работают лишь при жестком соблюдении установленных правил. Если в системе GTD, например, пропустить одну из пяти фаз рабочего процесса, она потеряет большую часть своей эффективности.

Можно сказать, что элегантность системы управления временем, рабочим процессом и собственной эффективностью зависит от некоего коэффициента N. Этот показатель равен сложности вашей задачи, поделенной на сложность правил вашей любимой системы организации труда. Если мы идем в туалет по системе GTD, то стреляем из пушки по воробьям, и N стремится к нулю. Когда же конклав кардиналов запирают в комнате со формулой «Никто отсюда не выйдет, пока не будет избран новый папа», коэффициент N взлетает до небес, хотя само обсуждение кандидатур может быть сколь угодно сложным.

Есть знаменитая байка о кофе-машине (в других вариантах – кулере), вокруг которого часто толпились программисты из разных отделов компании. Кофе-машину, которая, как считали, мешала работе, убрали. Производительность труда тут же упала, потому что программисты не столько пили кофе, сколько делились информацией друг с другом. Та же идея заложена в коллективных выходах на перекур и организации курилок.

Можно упорядочить и сделать более эффективным сколь угодно сложный производственный процесс, если руководствоваться простым правилом: время от времени людям нужно общение.

Не регулярная смена вида деятельности, как пишут во многих учебниках, хотя она тоже важна. Общение. Именно отсутствие общения, ослабление этой традиции, приводит к тому, что миллионы людей, бросивших курить или не познакомившихся со своими соседями по офису, каждые пять минут заглядывают в социальные сети. А вот это уже реально мешает работать: нельзя, да и незачем бегать к виртуальной кофе-машине по десять раз в час.

Если не считать физической усталости от долго сидения, в течение рабочего времени нам не нужно отдыхать. Природа мудро устроила дела таким образом, что восьми-десяти часов сна здоровому человеку хватает на отдых. Если вы устаете на работе, что-то не так. Либо вы больны (заболеваете), либо вы тревожитесь о посторонних вещах, либо давно ни с кем не говорили и не заводили друзей.

Это, конечно, очень спорное заявление, но по-настоящему интересная и важная работа так захватывает ваше внимание (см. совет во введении к Главе 4), что вам не требуется пассивно потреблять те или иные развлечения. Если же вы чувствуете, что отвлекаетесь – то либо работа вас не интересна (что неправильно), либо ее слишком много, либо, напротив, у вас ее нет.

Попробуйте создать для себя одно простое правило, которое повлечет за собою серьезные перемены в работе. Например, после того как закончите очередное дело, идите общаться. Не раньше, и не позже. Или предложите себе делать дела как в голову взбредет, но не отвлекаться, если взялись. Или возьмите за правило в субботу и воскресенье заниматься только своими делами, а не чужими.

Чтобы изменить что-то к лучшему, сложных систем не надо. Достаточно простых решений.

Слушайте тишину или метроном

Исследования влияния музыки на настроение слушателей и их производительность труда ведутся десятилетиями. Очевидно, что если мы перед работой послушаем любимую музыку, то приступим к заданию с воодушевлением и хорошим настроением. С большой вероятностью хорошее настроение позволит нам закончить больше дел в ближайший час. А там — новый перерыв и снова музыка.

Весь вопрос в том, добьемся ли мы того же эффекта, если будем слушать музыку одновременно с работой? Ученые в этом не уверены. В свое время команда из Уэльса, возглавляемая исследователем Ником Перхэмом, провела следующий опыт.

Нескольким группам участников эксперимента предложили запомнить, а затем воспроизвести в надлежащем порядке серию из восьми показанных им согласных. Людей поместили в различные звуковые среды. В одной царила тишина. В другой играла популярная легкая музыка — Rihanna, Lady Gaga и так далее. В третьей — неприятная жесткая музыка (Thrashers группы Death Angels, если кому-то интересно).  В четвертой в случайном порядке фоном звучали случайные цифры (например, 4, 7, 1, 6 и так далее). Наконец, в пятой в качестве фона регулярно повторялась только одна цифра — 3.

Наихудшие результаты показали среды с музыкой и постоянно меняющимися цифрами. Лучше оказалось постоянное повторение тройки. Но на первом месте по способности сконцентрироваться и запомнить нужные буквы была, конечно, тишина.

Исследователи с определенным удивлением обнаружили, что тот факт, любимая ли музыка или нет, не сильно влияет на количество вреда, наносимого нашему вниманию в ходе работы. Они рекомендуют слушать музыку до того, как приступать к работе, а работать в тишине.

Я абсолютно уверен в двух вещах. Во-первых, тишина действительно помогает, хотя привыкнуть работать в тишине очень сложно. Во-вторых, результаты исследования показывают лишь типичную, а не индивидуальную картину.

У каждого человека свои отношения с музыкой. Я, например, не могу слушать бардовские песни и при этом работать. В то же время быстрые композиции с динамичным ритмом вроде Big in Japan группы Guano Apes определенно организуют и подстегивают меня.

С другой стороны, не стоит совсем игнорировать результаты исследования, особенно ту часть, где говорится о более благоприятном, чем музыкальное, влиянии повторений на нашу способность сконцентрироваться. Не все задумываются о том, что фактически речь идет о метрономе, который не хуже чем ритмичная песня способен поддерживать определенную скорость наших мыслей.

Данный текст я в экспериментальном порядке набираю под звук метронома с сайта metronomeonline.com. Он бесплатен, позволяет установить скорость тикания и не сильно надоедает. Другое дело, что неумолимость его ритма иногда выводит из себя.

Начните с тишины. Пару дней поработайте, не включая музыку. Останавливайте себя, когда хотите включить любимую мелодию. Если станет совсем невмоготу, помогите себе примерами. Если вам это поможет, знайте, что Борис Стругацкий работает исключительно в тишине.

Если вы обнаружите, что тишина вас расслабляет или не задает необходимого ритма, возьмите наушники-затычки и попробуйте метроном. Только не устанавливайте его на слишком частый стук. Возможно, не следует устанавливать его на частоту выше частоты вашего пульса. Поставьте на самое нижнее деление (это будет около 40 тиков в минуту) и постепенно повышайте, если вам покажется, что время тащится как черепаха.

Задайте вопросы к тексту до написания текста

Бывает так, что надо построить, сконструировать текст, общую мысль которого вы, как автор, понимаете, но выразить письменно пока не можете.

В некоторых случаях выразить одной фразой идею текста и невозможно. Допустим, вы популяризуете для неподготовленного читателя сложную концепцию со множеством особенностей. Можно ли сразу охватить взглядом эти особенности и упаковать в самый первый черновик? Конечно, нет.

К счастью, еще 2500 лет назад был найден жанр, естественным образом упрощающий изложение трудных для понимания концепций. Это философский диалог, где мыслитель излагает свои взгляды в форме спора какого-нибудь мудреца с противником или беседы его с учениками.

Взять платоновского «Федра». Федр задает Сократу вопросы и затем оценивает ответы. Как только Сократ, скажем, пытается разделить сказанное на два вида, Федр тут же спрашивает, какие виды имеются в виду. Выслушав все про первый вид, спрашивает про второй. Так они уточняют друг друга, раскрывая замысел философа во всей полноте.

Вам необязательно быть платонами. Важно лишь начать задавать вопросы. Интуитивно понятное «Сяпала Калуша с Калушатами по напушке» требует объяснений для тех, для кого русский язык не родной. Представьте, что придется объяснять:

  • Кто такая Калуша?
  • Что такое напушка?
  • Что все они делали?

Ответить на каждый из этих вопросов хотя и сложно, но гораздо легче, чем объяснить все выражение в целом. То же касается и серьезных текстов.

Если вы пишете отчет про изменение реальной аудитории сайта, прямо в черновик выпишите один за другим вопросы.

Что мы понимаем под реальной аудиторией сайта? Какие гипотезы мы проверяем в этом отчете? На какие вопросы он призван ответить? Какие показатели мы отслеживаем? Сравниваем ли мы с конкурентами? Почему нам понадобился этот отчет?

Начинайте отвечать. Если вы не знаете ответа на один из этих вопросов, попытайтесь как можно быстрее восполнить этот пробел. Вы как бы объясняете сами себе смысл документа. Учтите, что ваш отчет вероятно, будут читать несколько человек. Ни один из них не сможет понять ваших намеков, мотивов и гипотез, если вы четко их не пропишете.

Художественные тексты таким образом писать трудновато: все-таки искусство писателя заключается в том, чтобы показать лишь кусочек жизни, скрыв от взгляда огромный живущий по своим правилам мир произведения. Однако отвечать на вопросы в ходе создания произведения можно и нужно. В какую школу ходил главный герой? Случалось ли там с ним что-то важное? Курит ли он? Бросал ли? Считает ли главный злодей себя злодеем и почему? Есть ли совесть у подруги главного героя?

Этот сборник вопросов и ответов никто не увидит, да и вы, возможно, его не будете перечитывать. Однако основную роль он выполнит: поможет создать непротиворечивую картину происходящего.

Работайте короткими перебежками

Наш мозг очень ленив. Ему постоянно приходится подбадривать себя – в частности, с помощью нейромедиатора под названием дофамин.

Вся наша психология, а значит и жизнь построена вокруг награды, вокруг получения удовольствия. Вы работаете, даже если вам это не нравится, и получаете зарплату; герои в кинофильме проходят через трудности и в конце концов завоевывают счастье; персонаж из компьютерной игры убивает монстра и получает опыт, который позднее преобразуется в новые способности; ваш друг нажимает «Мне нравится» под вашей фотографией в социальной сети, побуждая вас снимать больше.

Механизм награды (или как его еще называют, механизм поощрения) – основа всего, что связано мотивацией, а мотивация, в свою очередь – мощнейший способ увеличить производительность труда. Представьте, что ваша работа заключается в ответе на письма. Пусть вы решили каждый ответ вознаграждать шоколадной конфетой. Очень скоро вы обнаружите, что:

  1. вы стали работать гораздо продуктивнее;
  2. вы растолстели.

Поощрение необходимо, даже если оно заключается в передышке, которую вы получаете между завершением одного и началом другого задания. Для некоторых поощрение заключается в самом процессе работы, но такое бывает редко: часто даже самая увлекательная работа содержит в себе неприятные рутинные элементы, без которых вполне можно было бы обойтись.

Вам надо найти способ поощрения, который был бы именно поощрением – ощутимым и недоступным в тот момент, когда вы работаете. Другими словами, лучше не делать поощрением очередную сигарету: это регулярная потребность, а не что-то, что вы получаете сверх обычного за правильное, четкое и аккуратное выполнение работы. Важность реального поощрения понимают даже свихнувшиеся на виртуальности люди – например, создатели сервиса HabitRPG, которые предлагают построить свою жизнь по принципу ролевой игры: каждое выполненное дело влечет за собой переход на следующий уровень и получение разных артефактов – от пирожка до просмотра новой серии сериала.

У каждого, конечно, свой путь. Я, например, стараюсь вознаграждать себя общением в социальных сетях или чтением. Конечно же, своеобразным вознаграждением служит возможность отойти или поесть. При этом я не очень четко слежу за временем, которое требуется на отдых. Скорее у меня внутри есть некоторый механизм, который говорит мне, когда отдых завершен. Это похоже на то, как если бы кто-нибудь рассказывал интересную историю, а когда она закончилась, стало очевидно, что пора возвращаться за работу.

Эту книгу я заканчивал, вставляя работу в отдых, а не наоборот. Я писал по одному совету, а потом отвлекался на интересные статьи. Действовало жесткое правило – не отвлекаться ни на что постороннее, пока совет не готов. При этом сам процесс не ограничивался текстовым редактором. Во время написания и искал и читал источники, думал о композиции, иногда отрывался, чтобы переставить совет в другой раздел или разобраться с библиографией. Затем всегда следовала награда (то, что я и из награды извлекал немного пользы, не так важно).

Метод коротких перебежек настолько действенный, что я огорчался, когда приходилось бросать совет недописанным. Один раз это случилось, потому что была пора спать. Второй – потому что отключили свет.

Более того, механизм награды заставляет очень продуктивно работать. Я никогда бы не поверил, если бы мне кто-то сказал, что можно за день писать 20 тысяч знаков, читать по одной книге, спать 8 часов в сутки и читать Facebook. Именно короткие перебежки позволяют не напрягаться во время работы.

К сожалению, у метода есть и недостатки. Он идеален, если вы работаете дома, но плохо применим, когда вас постоянно отвлекают соседи по офису. Он, как мне кажется, плоховато работает, если вам приходится ходить на множество совещаний или постоянно менять виды деятельности.

Берите дела на контроль

Очень часто дела отождествляют с заданиями. В компьютерной игре король повелевает главному герою убить главного злодея. Игрок идет к кузнецу, чтобы выковать меч. Кузнец дает ему задание принести заготовку, и так далее. Вся игра такого рода – выполнение чужих заданий.

Но в реальной жизни мы бываем не только героями, но и кузнецами, а иногда – королями. Чтобы что-то сделать, нам часто требуется что-то получить от других людей. Но вот какая штука: свои дела мы легко привыкаем записывать и учитывать. Чужие же почти всегда держим в голове.

Потом оказывается, что коллега не выполнил вашу просьбу, и из-за этого сорваны все сроки. Вам не позвонил приятель, хотя и обещал – и вы с ним не встретились. Вы послали запрос, а вам не ответили даже через месяц, когда вы об этом вспомнили.

Все эти ситуации знакомы всякому, у кого есть хоть какая-то общественная жизнь. Нас подводят друзья, коллеги, знакомые, родственники: они что-то забывают, что-то делают нехотя, иногда просто игнорируют важные для вас вопросы. Такие происшествия заканчиваются тем, что вы взваливаете чужие дела на себя и пытаетесь в распорядок очередного дня впихнуть невпихуемое.

Пожалуй, единственный способ избежать подобных ситуаций – взять чужие дела на контроль. Составить список чужих обещаний.

Как работать с таким списком? Если речь идет о работе с электронной почтой, вы можете использовать сервис вроде FollowUpThen (см. совет «Познакомьтесь с магическим словом follow-up»). Но ведь живем мы не в почтовом клиенте. Кроме того, у FollowUpThen есть очевидный недостаток. Если мы попросили электронного помощника напомнить о деле в воскресенье, а оно сдвинулось на среду, напоминалка запоздает на четыре дня.

Поэтому очень важно лично – желательно, ежедневно — просматривать список тех, кого следует держать на контроле. Естественно, запись не должна выглядеть как «Дождаться письма от Арсена». Арсен, возможно, давно уже забыл о своем обещании, закрутился или просто стер половину писем из почтового ящика.

Как правильно составлять такой список?

Начнем с того, что любая запись в нем должна содержать адресата и тот вопрос, который вы хотите решить с его помощью. «Леша: пятничная встреча» — вполне достаточная напоминалка.

Часто есть искушение начинать такие записи словом «Напомнить». Это неправильная и вредная идея. Она создает новое дело для вас, а не перекладывает его на исполнителя. Поэтому обойдемся без глагола.

Безглагольность тут очень важна: если вы запишете действие, то исполнив свой долг – позвонив Леше – автоматически вычеркнете эту строчку из списка дел. А Леша все равно забудет прийти на встречу, и хорошо бы ему напомнить еще в четверг. Или же он вас попросил перезвонить через пару дней (видите, как его обязанности становятся вашими?). Так или иначе, дело не в том, чтобы сделать контрольный звонок, а в том, чтобы Леша пришел, несмотря на то, что ему жутко не хочется.

Поэтому часто мы не вычеркиваем строчки дел из контрольного списка. Мы лишь вписываем туда новую дату напоминания. Особенно это касается дел, которые надо сделать, но четких сроков исполнения для которых не установлено. Отдать долги, повесить на сайт объявление, отправить акт о проделанных работах.

И, конечно, у всякого дела в контрольном списке есть еще один обязательный элемент: статус. Если звонок, письмо, напоминание, разговор не привели сразу же к исполнению ваших желаний, надо записать причины, по которым это не сделано. Например, «ждет разрешения от начальника отдела». И тогда, позвонив в намеченный срок повторно, вы спросите, как там разрешение начальника отдела? Получено? А почему еще нет?

Еще раз. Записываем не действия, а названия проектов. Записываем даты напоминаний и адресатов. Отмечаем прогресс и фиксируем, от кого зависит дальнейшее выполнение задачи. Напоминаем несколько раз. Каждый день просматриваем список и проверяем – не забыли ли кого? И только после получения результата вычеркиваем дело из контрольного списка.

Не делайте множество дел сразу

Это один из тех очевидных советов, которым никто не следует. Мы едим и одновременно читаем, совещаемся и поглядываем на почту, пишем отчет и косим одним глазом в принесенный коллегой журнал. Читаем важный документ и ругаемся по смс.

На деле наш мозг не приспособлен к многозадачности. Все, кто утверждают обратное, обманывают себя и других. Исследователи обнаружили, что выполнение нескольких задач параллельно отрицательно сказывается на производительности труда. И те же исследователи поясняют, что многозадачность определенно создает ощущение большей производительности.

Как выясняется, многозадачности как таковой вообще не существует. Когда мы разговариваем по телефону и одновременно пишем письмо, наш мозг постоянно переключается между этими двумя задачами. При этом он теряет в качестве фильтрации информации, в объеме рабочей памяти и даже в возможности быстро переключиться с одного на другое. Удивительно, но понадобились ученые, чтобы сказать – ваше «э-э-э» по телефону, звучащее, когда вы переключались на другое дело, контрпродуктивно.

Если вы читали совет «Слушайте тишину или метроном», то знаете – ничего хорошего от прослушивания музыки параллельно с выполнением важных дел ждать не стоит. Однако ученые, изучающие многозадачность, утверждают, что дела не так плохи: в мозгу существует участок, который «используется» для музыки. Этот музыкальный процессор берет на себя обработку музыки, высвобождая ресурсы мозга для более важных дел.

Но мое личное мнение остается прежним – не стоит без нужды нагружать мозг дополнительными делами.

Носите свои дела с собою

В планировании дел, в повышении производительности труда очень важны две вещи: постоянная доступность списка дел и фиксация этих дел (вообще говоря, трудно переоценить важность фиксации всего и вся).

Поэтому нет ничего удивительного в том, что у большинства деловых людей есть записная книжка или ее аналог.

К сожалению, в современном мире часто бессмысленно носить записную книжку как универсальный фиксатор дел. Она хороша, например, для регулярных записей собраний или как сборник пришедших в голову идей. Записная книжка, выделенная для одного, определенного дела, может быть очень эффективным инструментом. Известна болезнь неоконченных записных книжек – когда владелец исписывает пару страниц, а потом теряет интерес. Через некоторое время процедура повторяется – образуется куча испорченных книжек. В то же время у меня есть несколько знакомых, которые ведут записи только на ежедневных собраниях. Им толстых блокнотов хватает на месяц-два, тем более что совещания при такой частоте обсуждений обращаться к старым записям почти не приходится.

Становится очевидным, что нам нужна не записная книжка. Нам нужна вещь, которая

  • не заканчивается,
  • способна хранить дела и тексты,
  • не требует носить с собою ручку,
  • следит за нашими встречами и почтой,
  • предоставляет справочные данные и т.п.

Это, конечно, планшет, способный заменить собою молескин. Обычные десятидюймовые планшеты не годятся, потому что они для наших целей громоздки. Я рекомендую небольшие планшеты вроде iPad mini или Nexus 7. Некоторые предпочитают огромные смартфоны с экраном в пять дюймов и более.

Желательно, чтобы вы могли держать устройство одной рукой, записывая важное на ходу. Также желательно поставить настроить его так, чтобы любая задача была на расстоянии одного-двух касаний. Выведите на главный экран календарь, почту, список дел и тому подобные вещи, если еще этого не сделали. Никогда не используйте стило – это тот вид изобретений, который имитирует удобство, а не создает их.

Носите планшет с собой всегда и везде. Используйте его как хранилище всей вашей деловой информации. Создавайте встречи и задачи исключительно в нем. Это психологически очень важно, так как исключает известную проблему «где найти то, что я записал».

У планшета как средства увеличения производительности труда есть несколько существенных недостатков.

Во-первых, кто бы что ни говорил, набирать на таких устройствах текст неудобно. Именно поэтому он никогда не заменит вам ноутбук в дороге, а функции редактирования для планшетных офисных пакетов – профанация.

Во-вторых, планшет часто используют как средство развлечения. Возможность смотреть видеоролики и фильмы, играть, беспрепятственно ходить в интернет развращает.

Я рекомендую купить дешевую модель без возможности добавления карты памяти и без модуля сотовой связи. Важно, впрочем, чтобы у вашей записной книжки был отличный экран, иначе солнечные дни сведут функциональность вашей записной книжки (а по совместительству и читалки) на нет.

Стоит также помнить, что записная книжка, в отличие от обычного планшета, это личный рабочий инструмент. Не отдавайте его детям или еще кому-нибудь. Это только ваше устройство. И это – часть вас.

Используйте время в транспорте/старайтесь не водить машину

Возьмите ваш типичный день и разделите его на части в соответствии с тем, чем и как вы занимаетесь. Вот, например, как может выглядеть мой день.

  1. Утренние процедуры (1 час)
  2. Компьютер, почта, социальные сети и т.п. (1-2 часа)
  3. Возможно, если надо выехать к клиенту – автобус (1,5 часа)
  4. Метро (1 час)
  5. Переговоры или работа за компьютером (2-3 часа)
  6. Метро (1 час)
  7. Автобус (1,5 часа)
  8. Дом (3 часа).

Естественно, вместо клиента и автобусно-метрополитеновских мытарств вполне могут стоять 8 часов работы в близко расположенном офисе или дома.

Важно другое. Я могу находиться дома, в автобусе, в метро, у клиента – и каждое мое перемещение из одного состояния в другое меняет мои рабочие возможности. Так, дома или в своем офисе я могу эффективно ответить на почту, заглянуть в соцсетки, поработать, поесть и даже отдохнуть, прикорнув на диванчике.

В общественном транспорте у меня меньше свободы. Несмотря на все достижения мобильных операторов работа в Сети заставляет желать лучшего. Самый лучший трекпад не заменит мышку. Езда даже по по-европейски ровным дорогам хуже, чем письменный стол. Правда, я все еще могу написать короткий текст, поспать, почитать, и даже поиграть или посмотреть фильм на планшете. Но понятно, что это основной резерв времени по сравнению с другими занятиями.

В метро возможностей по созданию чего бы то ни было полезного на порядок меньше. Фактически, в метро, особенно в час пик остается только читать книги и смотреть сериалы. Именно поэтому, кстати, для метро отлично приспособлены семидюймовые планшеты и крупные смартфоны, которые можно удержать одной рукой.

У клиента не получится заниматься побочными делами, да и поспать тоже. Деловой обед, правда, — почти обязательная часть этого вида времяпрепровождения.

Вечером дома физически сложно заставить себя заниматься нужными делами, тем более что все внимание пытается (по праву!) перехватить семья. Дом вечером – это потребление информации, а не ее создание. То, что именно на вечер приходится прайм-тайм, доказывает это со всей очевидностью.

Так вот, каждый из таких слотов в ваших силах изменить. Например, многие купят машину, чтобы сократить пять безумных часов в дороге до трех. Но какой ценой? Автомобиль полностью занимает внимание водителя. Остатков ресурсов мозга хватает лишь на разговорное радио или аудиокниги. Правильным решением было бы нанять шофера, а вернее – его внимание, и высвободить не только два часа, но и все пять. Дороговизна этого решения полностью зависит от того, сколько стоит ваш час.

Другое правильное решение – сократить количество или продолжительность поездок, увеличив число рабочих часов. Этот метод хорошо знаком московским автомобилистам, часто задерживающимся на работе до девяти, а то и десяти часов вечера, потому что из-за пробок абсолютно не важно, когда они выйдут – домой все равно попадут в к полуночи. К сожалению, редко когда они решаются проехать то же расстояние за полчаса на метро.

Можно просто начать работать на дому – это вообще решит проблему траты внимания на автомобиль.

Делайте хоть что-нибудь

Термин «прокрастинация» (procrastination) впервые был зафиксирован в английском языке в 1548 году. Первоначально он обозначал откладывание какого-либо дела на завтра (от лат. pro – движение вперед, и crastinus – принадлежащий завтрашнему дню) . Что интересно – сначала он не имел никакого негативного оттенка.

Сейчас прокрастинация – бич как творческих, так и обычных работников. В современном понимании это неспособность взяться за дело, рассеивание внимания, брождение по социальным сетям и новостным сайтам вместо выполнения срочных и не очень задач.

Существует много книг о том, как победить прокрастинацию. Одна из самых известных называется Eat This Frog и дает 21 способ делать дело через «не хочу». Свое внимание проблеме уделяют и такие тяжеловесы, как Роберт Поузен из Гарвардской школы бизнеса, автор книги Extreme Productivity. Он, в частности, предлагает бороться с нежеланием работать и со срывом сроков постановкой дополнительных сроков внутри проекта . То есть не говорить, что книга будет готова через полгода, а расписать главы по неделям и стараться придерживаться этого расписания.

Это, конечно, правильный совет. Но он хорош в том случае, когда знаешь, чем и когда заняться. Гораздо чаще надо писать сразу несколько документов, вести переговоры с несколькими людьми, ответить на десяток писем. Вместо этого хорошо пьется чай, ведутся увлекательные разговоры, потрясающе играется в видеоигры.

Есть способ хотя бы частично побороть лень. Он основывается на известном факте погружения в работу. Если первые полчаса работается кое-как, то через часа три о том, что надо передохнуть, напоминает голод – обычный ли, никотиновый ли – не важно.

При прокрастинации хорошо не задумываться над тем, чем заняться. Просто начать что-нибудь делать. Абсолютно не думая ни о чем, и понимая, что с таким настроем много не наработаешь. Однажды клиент напоминал мне о нужном отчете в течение пары месяцев. В конце концов, я начал анализ, но настроение было такое, что ничего из этого не получилось кроме двух часов мучений. Зато во время штурма у меня появились идеи насчет того, как выполнить задание правильно. Буквально на следующий день я написал процентов 70 отчета, еще день – и осталось только причесать.

Даже если лень помешает сделать вам что-нибудь полезное, у вас могут появиться новые идеи. Будет замечательно, если вам удастся сделать несколько мелких дел до того, как вас начнет всерьез тошнить от работы. Ведь эти дела все равно надо было когда-то сделать, а теперь вы разгрузили если не сегодняшний, то будущие дни.

Быть может, вам повезет, и вдруг окажется, что работа, которой вы всячески избегали, гораздо интереснее, чем то, чем вы занимались раньше. Главное – займитесь хоть чем-нибудь.

Вам надо двигаться. Направление большой роли не играет.

Определите срок занятия одним делом

Чаще всего советы по производительности труда читают те, кто не может заставить себя начать работу. Но бывает, что мы целиком погружаемся в дело, которое нам нравится. Результат обычно тоже плачевен – остальные дела, в том числе противные, но важные, простаивают.

Та же проблема встает, когда задача оказалась гораздо более сложной или продолжительной, чем вы считали ранее. Например, вы начали разбирать музыкальные файлы, скопившиеся за несколько лет на компьютере. Вам кажется, что трех-четырех часов хватит за глаза, но проходит полдня, а вы еще и пятой части не сделали. У этого явления есть отличный аналог в реальной жизни: сортировка книг в домашней библиотеке. Проходит 15 минут, и вы уже сидите на полу, листаете давно забытый пыльный томик.

Это приводит нас к жесткому правилу: для всякого дела следует отводить какой-то конечный срок и не бояться бросить дело на полпути. Лучше перебрать книги только в одном шкафу из четырех, чем бросить все на полдороге и никогда не вернуться. Видя, что время подходит к концу, доведите задачу до какой-то ключевой точки, с которой проще будет возобновить работу.

Подчеркну, что умение определять срок работы, зная, что можешь не успеть – одно из ключевых, важнейших умений. Нельзя сказать, что я овладел им в полной мере, но заметил, что с ним жить гораздо проще, чем без него.

Как и у многих других советов, у этого есть и физиологическая сторона. Человеку трудно сосредоточиться на чем-либо одном после 2-3 часов непрерывной работы. Синдром подготовки к экзаменам: вы отчетливо помните, как вечером заучивали первые ответы на вопросы. Ближе к утру, когда вы затвердили последний ответ, а часы показывают 5:30, вы думаете, что находитесь в аду и покачиваетесь от усталости. Несмотря на то, что этот вопрос – последний, он вовсе не обязательно останется в вашей памяти. Вы устали.

Таким образом, не пытайтесь проглотить слишком большой кусок. Тщательно спланируйте наступление на дела. Выделите по часу в день на какое-то большое дело и прекращайте работу по истечении этого часа. Вы должны жить, а не работать на свои дела.

Не думайте, что если вы отведете на дела два часа, то и успеете вдвое больше против одного часа. Закон Паркинсона, названный в честь британского историка Сирила Норткота Паркинсона (а еще так называется знаменитая книжка британца), гласит: «Работа заполняет срок, отведенный на нее».

Это святая правда. Мы толком не знаем, сколько займет выполнение той или иной работы и всегда стремимся сорвать сроки. Но – вот что удивительно – если мы ставим себе более жесткий, почти невыполнимый срок, то, конечно, сорвем его, но вместе с тем все равно закончим дело раньше, чем можно было ожидать.

Превратите завтрашние задачи в завтрашний календарь

Если вы возьмете за правило записывать все, что вам необходимо сделать, то очень быстро обнаружите, что не успеваете выполнить запланированное.

Занятой человек, стремящийся сделать как можно больше, занижает количество времени, которое отнимет та или иная задача. Это заканчивается плохо. И еще ладно, если важные дела откладываются на потом. Чаще ответственные люди остаются на работе до ночи или дорабатывают дома. Это, в свою очередь, приводит к стрессам, нервозности, к хронической усталости.

Гуру в области тайм-менеджмента учат нас планированию на недели и месяцы вперед. Они правы – не очень приятно бывает обнаружить, что вы забыли о важном событии. Еще хуже, если это событие ждали пару месяцев не вы, а другие люди. Однако требование предсказать, что будет через месяц, кажется смешным – не всегда знаешь, как пройдет завтрашний день.

Особо рьяные поборники систем повышения производительности труда (пять существительных подряд!) идут в Google Calendar или запускают Outlook и там пытаются расписать всю свою жизнь по минутам. Получается очень красивая картинка, не выдерживающая столкновения с реальностью. Заодно выясняется, что в записной книжке много задач, запланировать которые непросто. У них нет четкой даты или места. Обязательство за 15 минут написать письмо в службу поддержки в 14 часов в пятницу немного отдает сумасшествием.

Свести все к задачам тоже не получается: встречи наползают друг друга, дела накапливаются в привычных углах (например, все откладывается на субботу-воскресенье). Внезапные задачи ставят в тупик. Попытка разобраться в нескольких десятках задач, спланировать их по единому принципу результатов не приносит. Человек начинает воспринимать свои обязательства как злое волшебство, и, кроме того, много чего забывает.

Это происходит потому, что, как мне кажется, краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное планирование – разные состояния ума. Более того, краткосрочных режимов у нас два. Первый действует в пределах нескольких часов – поесть, зайти к Петру Ивановичу, перебросить пару писем коллегам после совещания. В этом режиме мы легко можем держать в голове 3-5 дел в течение дня, а некоторые и больше.

На эту особенность человеческого мозга обратила внимание в двадцатых годах прошлого века основательница советской психопатологии Блюма Зейгарник. Во время стажировки в Берлине она со своим учителем зашла в кафе и обратила внимание на то, что официант, приняв обширный заказ, ничего не записал. Он принес все заказанные блюда и ничего не забыл.

Психологи, конечно же, заинтересовались таким феноменом и поговорили с официантом. Тот признался, что во время выполнения заказа ничего не забывает и не записывает. Однако по выполнении заказа вся информация моментально вылетает у него из головы.

Позднее Зейгарник объяснила этот парадокс тем, что прерванная задача оставляет некоторое напряжение, избавиться от которого можно только благодаря разрядке – завершению начатого дела. Открытый эффект, конечно, назвали в ее честь.

Другой краткосрочный режим позволяет нам планировать дела на 2-3 дня вперед. Мы используем его, когда откладываем дело на четверг-пятницу. Это предел нашей способности прогнозировать происходящее. Почти наверняка уже послезавтра пройдет не так, как мы планировали сегодня.

Среднесрочное понимание ситуации сильно ограничено. В основном это ожидание каких-то событий, а не собственных действий. Мы знаем, что в начале следующего месяца получим зарплату, а в середине – аванс. Мы осознаем, что в последних числах месяца надо заплатить за музыкальную школу, а 27 числа у жены день рождения. Это естественно. А вот если кто-нибудь вечером тринадцатого спросит, чем вы планируете заняться утром двадцать третьего, вы, мягко говоря, удивитесь.

Наконец, долгосрочное планирование – это прогноз достижения целей. Допишу диссертацию, получу повышение, выплачу кредит за машину. Через два года, через полгода, через три года.

Думать, как усовершенствовать среднесрочное и долгосрочное планирование, чтобы справиться с тысячью дел, занятие контрпродуктивное. Тут ничего не придумаешь, только голова заболит.

Нам надо понять, как не разрушить наш день. Как предотвратить любое разрушение? Надо либо укрепить и защитить, либо изначально построить неуязвимую для атак систему. Такая система – создание специального окошка в завтра.

Нам потребуется полный список наших дел, встреч и событий.

Встречи и события мы, натурально, заносим в календарь и забываем о них. Они для нас – просто время, на которое нельзя ничего планировать.

Теперь взглянем на дела. Их количество не сильно уменьшилось, и если бы мы действовали по старой схеме, то назавтра в свободное время пытались в случайном порядке сделать хотя бы что-нибудь. Вместо этого мы выбираем то, чем будем заниматься завтра и только завтра. Обычно такие неотложные, приоритетные дела сами попадаются на глаза. Их мы и заносим в календарь, щедро выделяя им время.

Я стараюсь никогда не выделять меньше часа, а то и двух. Не забудьте про получасовые перерывы между явно сложными заданиями, а также про обеденный перерыв. Вы быстро обнаружите, что на завтра можете сделать не более 3-4 дел. Но важных. Тех, которые вы откладывали. И что важно – у вас будет время на эти дела.

Конечно, завтра вашу систему попытаются разрушить новыми заданиями, неожиданными обстоятельствами и много чем еще, включая болезни и утерю документов. Скорее всего, 1-2 вопроса останутся нерешенными. Поверьте, без этого планирования нерешенными бы остались все. Ведь выбитый из колеи человек моментально теряет ориентировку и не понимает, что важно, а что нет.

Несделанные дела, не потерявшие своей важности, переносятся на другой день. Особое внимание обратите на календарные события. Есть огромное искушение пообещать сделать вот это, вон то и те два дела, хотя день распланирован полностью еще пару месяцев назад. Попытайтесь устоять. Очень часто отчет в автобусе вы написать не сможете, а в самолете, после нервотрепки и ожидания в аэропорту, просто заснете.

Повторюсь. Не льстите себе и не старайтесь четко планировать больше чем на день вперед. Сутки – тот период будущего, который более-менее в вашей власти. Только сутки.

Защитите свое время и станьте эгоистом

У занятого человека список дел никогда не заканчивается. В лучшем случае он время от времени укорачивается. Десятки авторов написали тысячи рекомендаций об эффективном выполнении задач из этого списка. Расстановка приоритетов занимает в ней не последнюю роль.

Обычно призывают расставлять приоритеты, исходя из важности дел, сроков и прочих важных свойств задач. Я стараюсь делить задачи на двигающие и не двигающие. Объясню на примере.

Если взглянуть на мои проекты, выяснится, что в каждый конкретный момент передо мною стоит как минимум сотня задач разной срочности, объема и направленности. Подавляющее большинство из них поручено мне клиентами (написать отчет), работодателями (подготовиться к заседанию кафедры и чтению курса лекций), просто хорошими людьми (бросить на телефон другу 200 рублей и купить домой хлеба).

Другая часть дел определяет мое развитие, некий полезный вклад, который я собираюсь внести в общество.

  • Меня никто не заставляет писать эту книгу, но я уверен, что она пригодится другим людям и принесет мне определенные дивиденды после выхода.
  • Меня никто не заставлял развивать свой стартап, но в перспективе он принесет мне много денег.
  • Никто не заставляет меня слушать курсы по истории и математике в Сети. Но они обогатят меня идеями.
  • Наконец, никто не предлагал мне искать помощника. Но найдя его, я нашел и несколько свободных часов в неделю, которые могу посвятить своим проектам.

Что получается? Некоторые задачи двигают меня к богатству, свободному времени, славе, расширяют мой кругозор и тренируют мой мозг. Другие задачи – не что иное, как обязательства перед обществом. Их может быть больше или меньше, но они никогда не заканчиваются.

Выигрышная стратегия заключается в том, чтобы неумолимо двигаться в сторону выполнения в первую очередь собственных, «эгоистичных» дел.

Но и таких дел очень много. Например, что лучше – прочесть книгу, которую хотел прочесть, или нанять человека, который освободит вам полчаса в сутки? Очевидно, второе. Как только у вас появятся эти полчаса, в них можно втиснуть и книгу.

Поэтому заповедь номер один: первыми следует выполнять задачи, гарантированно приносящие деньги или свободное время.

Легко сказать – выполнять задачи, приносящие время и деньги. Ведь выхлоп от них будет через несколько месяцев, а время надо найти сейчас.

Откажитесь от чего-нибудь. Не беритесь за новые проекты. Скажите себе «стоп». Немного потеряйте в зарплате. Все то, чем вы живете, выполняя поручения общества – поступательное движение к пенсии. Любой проект, который принес пользу вам и обществу – ускоренное движение вверх.

Заповедь номер два: надо за счет чего угодно выделить на свое развитие хотя бы полчаса-час в день.

Очень быстро вы обнаружите, что к некоторым из проектов душа лежит, а к некоторым – нет. Помните, как Ушинский делил внимание на «активное» и «пассивное»? Это тот самый случай. В выборе между большой записью в Facebook и подготовкой бизнес-плана с финансово-техническим обоснованием у записи нет никаких шансов.

Заповедь номер три: даже для себя делайте не то, что хочется, а то, что надо.

Одна из задач, которая у меня уже лет пять или десять стоит в списке, требует написать классную игру про космос и исследование планет. Она простоит еще лет двадцать, если я в какой-то момент не сделаю из нее нормальный проект, не порежу на очень-очень мелкие части и не начну эти задачки одну за другой выполнять. Что я, кстати, начал делать.

Никогда нельзя свои долговременные задачи описывать в целом. У вас очень мало времени на себя. Сам вопрос «с чего теперь начать» блокирует мыслительную деятельность. Если вы смотрите видеолекции, не прерывайтесь — посмотрите одну, но до конца. Если вы делаете огромный план, распишите до конца хотя бы один из пунктов этого плана. Если должны подписать контракт, но не уверены, хотя бы прочтите и выпишите вопросы. Не возвращайтесь к выполненному.

Заповедь номер четыре: старайтесь ежедневно выполнять хотя бы одну мелкую задачу до конца.

Вскоре вы обнаружите одну очень грустную вещь. Часа в день совершенно не хватает на все проекты. Допустим, вам надо посмотреть 20 часовых лекций. Это 20 дней, если в день мы на себя можем выделить только час. Получается, что все остальное зависнет на три недели.

Эгоизм начинается там, где заканчивается чужая свобода. Найдите помощника. Делегируйте ему составление планов, разбор скучных Excel-файлов, подготовку или обработку презентаций. На это сложно решиться, но это единственный способ сохранить здоровье и достичь сразу множества целей.

Заповедь пятая: прибавьте к своему времени чужое.

И последний совет — старайтесь приобрести чужое время подешевле. Зачастую ваша цель – не выполнить задачу, а получить понятные вам промежуточные результаты.

Убейте конкурентов перевернутым правилом Парето

Один из советов в этой книге называется «Используйте правило Парето» с умом. Итальянский экономист Вильфредо Парето в свое время обнаружил, что 20 процентам населения страны принадлежит 80 процентов земли. Люди, позднее обнаружили, что это правило применимо не только к итальянским домохозяйствам, и назвали правило «80/20» в честь Парето. Они распространили принцип даже на область личной производительности труда, постулируя, что все можно сделать на четверочку очень быстро и нет необходимости заканчивать начатое. Вообще говоря, отсюда следует два вывода. В предыдущем совете изложен первый – к важным, ответственным делам лучше правило не применять, оно хорошо работает в области эскизов и прототипов.

Но есть и второй, контринтуитивный вывод. Любой дурак может затратить два часа вместо двух дней и выполнить работу кое-как. Постепенно коекакеров становится слишком много, и они начинают конкурировать друг с другом. Экономические законы говорят нам, что для эффективной конкуренции следует либо опустить цены (и снизить рентабельность), либо повысить качество продукта. Так как коекакеры никогда не пробовали повышать качество, они снижают цены, вытесняя друг друга из все менее привлекательного рынка.

Любой человек, который имел дело с написанием текстов на заказ, знает, сколь убогое впечатление производят все эти «производители уникальных текстов», писатели для поисковых роботов, переводчики, пользующиеся автоматическим подстрочником и тому подобная шушера. Это прекрасный пример самовыродившегося благодаря принципу Парето рынка. Любой вменяемый человек держится подальше от этого шабаша, и правильно делает.

Настоящим конкурентным преимуществом является не цена, а возможность перехвата крупных дорогих заказов за счет высокого качества исполнения. Другими словами, технологичное исполнение оставшихся 20 процентов заказа таким образом, чтобы за проект не было стыдно ни на следующий день после его сдачи, ни через год.

Перевернутое правило Парето действительно работает, когда применяется к производству качественной продукции. На этом держатся почти все отрасли, занятые созданием контента. Кто угодно может сделать фотографию, но купят только хорошую. Многие могут снять видеоинтервью, но заинтересовать зрителя – единицы из этих многих. И это по-настоящему убийственная для конкурентов разница.

Александр Амзин
Преподаватель факультета журналистики МГУ, автор книг «Новостная интернет-журналистика» и «Бессистемные советы»